Kontrola zarządcza – korzyści i wyzwania

25 listopada 2020

Korzyści, jakie urząd zyskuje dzięki kontroli zarządczej

Efektywność zarządzania i wydatkowania środków publicznych poprzez:

precyzyjnie określenie zadań i celów ze wskazaniem mierników, priorytetów, zasobów oraz oczekiwanych rezultatów w powiązaniu z wydatkami publicznymi
połączenie celów jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych, tak aby miało to przełożenie na cele strategiczne JST
ograniczenie występowania zdarzeń skutkujących naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

Wzmocnienie nadzoru nad wykonaniem celów jednostek dzięki:

bieżącej identyfikacji słabszych stron (eliminacja lub ograniczenie negatywnego wpływu) oraz wykorzystaniu mocnych stron jako szansy, np. do świadczenia lepszej jakości usług publicznych
przeprowadzaniu samooceny kontroli zarządczej
dokumentowaniudziałań w ramach kontroli zarządczej

Ułatwienie zarządzania ryzykiem i zgodnością z prawem poprzez:

„wpisanie świadomości ryzyka”w codzienną działalność JST, tj. identyfikacja ryzyk, ich analiza i ocena, reakcja na ryzyko,
wdrożenie mechanizmów kontrolnychograniczającym ryzyko niezgodności z prawem i procedurami wewnętrznym
zwiększenie roli audytu wewnętrznegojako narzędzia wspierającego kierownika w skutecznym zarządzaniu

Optymalizacja procesów i standaryzacja dokumentacji, m.in.:

poprawa obiegu informacji i dokumentacji (identyfikacja oraz likwidacja powtarzających się czynności czy niepotrzebnych „punktów decyzyjnych” z obecnych procedur),
podniesienie skuteczności mechanizmów kontrolioperacji gospodarczych i finansowych (rejestrowanie, weryfikacja, autoryzacja, dokumentowanie),
zastosowaniu zabezpieczeńchroniących zasoby i dane w systemach IT.

Konsekwencje nieprzestrzegania kontroli zarządczej

Pamiętaj: To kierownik JST jest odpowiedzialny za system kontroli zarządczej w urzędzie oraz jednostkach podległych.

Niewykonanie obowiązków w ramach kontroli zarządczej może prowadzić do odpowiedzialności wynikającej z:

naruszenia dyscypliny finansów publicznych,
nieprzestrzegania aktów prawnych czy wewnętrznych procedur,
ryzyk, które się zmaterializowały (skutki finansowe, operacyjne lub reputacyjne).

Ustawodawca przewiduje konsekwencje finansowe i służbowe za nieprzestrzeganie kontroli zarządczej, jakie wynikają z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Zgodnie z art. 31 ustawy o finansach publicznych karami za naruszenie dyscypliny finansów publicznych są:

upomnienie;
nagana;
kara pieniężna w wysokości od 0,25 do 3-krotności miesięcznego wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej za naruszenie;
zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi – na okres od roku do 5 lat.

Problemy dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej*

Luki w cyfryzacji – 93% samorządów korzysta z tradycyjnych narzędzi (Excel, Word) mimo olbrzymiej liczby danych do raportowania. Zaś 94% nie posiada żadnego oprogramowania do zarządzania ryzykiem i zgodnością.

Brak wspólnego i jednolitego zbioru mierników realizacji celów i zadań dla wszystkich jednostek – wskazało 44% badanych (gdyż standardy kontroli zarządczej to jedynie zbiór wskazówek do opracowania własnej dokumentacji).

Konieczność i czasochłonność tworzenia dodatkowych procedur i regulacji oraz zwiększenie obowiązków dla pracowników (tak uważa ponad połowa 52% kierowników jednostek) – często bez dodatkowych etatów.

Brak jednoznacznych regulacji w obszarze zarządzania ryzykiem – 51% uznało, że największe zmiany dotkną właśnie informatyzacji oceny ryzyka.

Brak realizacji czynności sprawdzających, aby ocenić skuteczność wdrożonych zaleceń audytowych (50% kierowników udzieliło odpowiedzi).

*Opracowanie własne na podstawie danych z: 1). Raportu MF: Ocena funkcjonowania kontroli zarządczej i prowadzenia audytu wewnętrznego w JST. 2). Badania Wolters Kluwer Polska: 2a) Wsparcie Jednostek Samorządu Terytorialnego w wybranych obszarach kontroli zarządczej 2016.; 2b). Jak na pracę audytorów wewnętrznych wpływa elektronizacja urzędów – 2019.