FAQ – informacje o produkcie

10 grudnia 2020

Spis treści:

1. Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

2. Kto zakłada konta i nadaje uprawnienia?

3. Jakie są rodzaje uprawnień?

4. Gdzie w systemie znajduje się instrukcja?

5. Czy użytkownicy mogą tworzyć własne listy kontrolne?

6. Dlaczego widok modułów u poszczególnych użytkowników może się różnić?

7. Czy w systemie można zgłaszać incydenty związane z RODO?

8. Czy system oferuje listy kontrolne związane z RODO?

9. Jak zresetować hasło

10 .Zablokowałem sobie konto – co zrobić?

11. Brak kategorii słownikowej przy zgłaszaniu zdarzenia organizacyjnego

12. Dodawanie ankiety

13. Podgląd wyników ankiet

1. Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

Użytkownik może sam zrestartować hasło, aby to zrobić:

w portalu logowania należy kliknąć Przypomnij hasło;
następnie należy wpisać adres e-mail używany podczas logowania się do serwisu i kliknąć Potwierdź.

Na podany adres mailowy użytkownik otrzyma wiadomość z linkiem do strony umożliwiającej zresetowanie hasła.

2. Kto zakłada konta i nadaje uprawnienia?

Zakładanie kont i nadawanie uprawnień odbywa się przy wdrożeniu systemu, na podstawie informacji otrzymanych od szpitala. Na późniejszym etapie dodawaniem użytkowników i modyfikacją uprawnień zajmuje się administrator po stronie klienta. Ilość osób, które mogą posiadać dostęp do systemu zależy od wykupionej licencji. Można w tym celu wykorzystać importy w panelu. – patrz Problemy obsługiwane wyłącznie przez administratora systemu

3. Jakie są rodzaje uprawnień?

Dostęp do poszczególnych modułów programu uzależniony jest od nadanych przez administratora systemu uprawnień – pełnych, rozszerzonych albo podstawowych, a także posiadaniu dodatkowych uprawnień – manager ryzyka, manager incydentów medycznych, manager zdarzeń organizacyjnych, manager incydentów ochrony danych osobowych (w przypadku posiadania modułu RODO)oraz prawnika.

Uprawnienia podstawowe:

Jest to podstawowy zakres uprawnień, które pozwalają na korzystanie z systemu przez pracowników szeregowych biorących udział w procesie. Użytkownik posiadający te uprawnienia widzi w systemie jedynie podjęte przez siebie działania.

Użytkownik, któremu przypisano uprawnienia podstawowe może w systemie:

W ramach modułu Struktura organizacyjna, podgląd na: Kategorie obowiązków, Obowiązki, Jednostki, Działy;
W ramach modułu Zadania, podgląd na własne zadania i sprawozdania oraz wysyłanie/odbieranie zadań i sprawozdań;
W ramach modułu Ankiety, podgląd na ankiety w systemie oraz ankiety wypełnione przez użytkownika oraz wysyłanie ankiet;
W ramach modułu Listy kontrolne, podgląd na listy WK, listy wewnętrzne oraz listy wykonane w ramach badania własnego przez użytkownika;
W ramach modułu Komunikaty podgląd oraz wysyłanie wiadomości i ogłoszeń;

Uprawnienia rozszerzone:

Jest to rozszerzony zakres uprawnień, które pozwalają na zarządzanie procesem Kierownictwu średniego szczebla ( np. Kierownicy działów, Ordynatorzy, Pielęgniarki oddziałowe ). Użytkownik posiadający te uprawnienia widzi w systemie działania wszystkich użytkowników w ramach działu, do którego jest przypisany.

Użytkownik, któremu przypisano uprawnienia rozszerzone może w systemie :

W ramach modułu Struktura organizacyjna, podgląd na: Kategorie obowiązków, Obowiązki, Jednostki, Działy;
W ramach modułu Słowniki:
- podgląd na: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Kategorie list wewn;
- edycja: Programy i działania; Projekty, cele; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Kategorie list wewn;
- dodawanie: Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Kategorie list wewn;
- eksport do pliku zewnętrznego w formacie .xlsx: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników;
W ramach modułu Zadania, podgląd na zadania i sprawozdania zlecone przez innych użytkowników działu, do którego jest on przypisany oraz wysyłanie/odbieranie zadań i sprawozdań;
W ramach modułu Ankiety, podgląd, edycja, dodawanie, eksport do pliku zewnętrznego oraz wysyłka ankiet w ramach systemu/do odbiorców zewnętrznych. Ponadto, podgląd oraz możliwość eksportu do pliku zewnętrznego ankiet własnych i wykonanych przez innych użytkowników tego samego działu;
W ramach modułu Listy kontrolne:
- podgląd/eksport podstaw w prawnych/zapisywanie jako lista wewnętrzna dla list WK;
- podgląd/wysyłka/edycja/dodawanie/importowanie treści z arkusza w formacie .xlsx/eksport treści listy do pliku w formacie .xlsx dla list wewnętrznych;
- podgląd dla badań zgodności wykonanych w ramach działu, do którego przypisany jest użytkownik;
W ramach modułu Komunikaty podgląd oraz wysyłanie wiadomości i ogłoszeń

Uprawnienia pełne:

Jest to najszerszy zakres uprawnień, które pozwalają na pełną kontrolę nad system pod kątem administracyjnym i zarządczym. Nadawane np. Zarządowi, Dyrektorom czy też członkom Zespołu jakości.

Użytkownik, któremu przypisano uprawnienia pełne może w systemie:

W ramach modułu Struktura organizacyjna, podgląd/edycja/dodawanie/import danych z pliku w formacie .xlsx/eksport danych z pliku w formacie .xlsx/ dla wszystkich elementów wchodzących w skład tego modułu (Obszary, Kategorie obowiązków, Obowiązki, Jednostki, Działy);
W ramach modułu Słowniki:
- podgląd na: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Procesy, Akcje na ryzyku; Cele strategiczne i operacyjne; Kategorie ryzyka; Mechanizmy kontrolne; Kategorie list wewn; Rejestry RODO; Zdarzenia organizacyjne; Kontrola zarządcza;
- edycja: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Procesy, Akcje na ryzyku; Cele strategiczne i operacyjne; Kategorie ryzyka; Mechanizmy kontrolne; Kategorie list wewn; Rejestry RODO; Zdarzenia organizacyjne; Kontrola zarządcza;
- dodawanie: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Procesy, Akcje na ryzyku; Cele strategiczne i operacyjne; Kategorie ryzyka; Mechanizmy kontrolne; Kategorie list wewn; Rejestry RODO; Zdarzenia organizacyjne; Kontrola zarządcza;
- eksport do pliku zewnętrznego w formacie .xlsx: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Procesy, Akcje na ryzyku; Cele strategiczne i operacyjne; Kategorie ryzyka; Mechanizmy kontrolne; Zdarzenia organizacyjne; Kontrola zarządcza;
W ramach modułu Zadania, podgląd na zadania i sprawozdania zlecone przez wszystkich użytkowników oraz wysyłanie/odbieranie zadań i sprawozdań;
W ramach modułu Ankiety, podgląd, edycja, dodawanie, eksport do pliku zewnętrznego oraz wysyłka ankiet w ramach systemu/do odbiorców zewnętrznych. Ponadto, podgląd oraz możliwość eksportu do pliku zewnętrznego ankiet własnych i wykonanych przez innych użytkowników ;
W ramach modułu Listy kontrolne:
- podgląd/eksport podstaw w prawnych/zapisywanie jako lista wewnętrzna dla list WK;
- podgląd/wysyłka/edycja/dodawanie/importowanie treści z arkusza w formacie .xlsx/eksport treści listy do pliku w formacie .xlsx dla list wewnętrznych;
- generowanie raportów zgodności;
- podgląd dla badań zgodności wykonanych w ramach działu, do którego przypisany jest użytkownik;
W ramach modułu Komunikaty podgląd oraz wysyłanie wiadomości i ogłoszeń
W ramach modułu Kontrola zarządcza:
- podgląd, edycja, dodawanie, import/eksport danych z/do pliku zewnętrznego/usuwanie danych dla Planów działalności oraz Sprawozdań w ramach tego modułu;

4. Gdzie w systemie znajduje się instrukcja?

Po zalogowaniu się do systemu, w prawym górnym rogu po rozwinięciu menu znajdującego się przy imieniu i nazwisku użytkownika znajduje się zakładka „Pomoc”. Po jej kliknięciu na nowej karcie przeglądarki otworzy się instrukcja systemu.

5. Czy użytkownicy mogą tworzyć własne listy kontrolne?

Tak, użytkownicy systemu posiadający odpowiednie uprawnienia mogą tworzyć własne listy pytań kontrolnych. Należy w tym celu wejść w Listy kontrolne – Listy wewnętrzne – Dodaj. Listy mogą być w całości stworzone przez użytkownika lub bazować na listach dostarczonych przez WK (poprzez funkcję Kopiuj listę kontrolną). Użytkownik ma możliwość przypisania stworzonych przez siebie list kontrolnych do własnych kategorii. Opcja dodawania nowych kategorii checklist znajduje się w Słowniki – Kategorie list kontrolnych.

6. Dlaczego widok modułów u poszczególnych użytkowników może się różnić?

Widok modułów i kartotek, a co za tym idzie dostęp do ich funkcjonalności zależy od posiadanych uprawnień, dlatego może różnić się u poszczególnych użytkowników. W przypadku braku możliwości wejścia we wcześniej przypisany moduł należy skontaktować się z administratorem – patrz 37. Modyfikacja uprawnień

7. Czy w systemie można zgłaszać incydenty związane z RODO?

W systemie istnieje możliwość zgłaszania zdarzeń związanych z ochroną danych osobowych. W tym celu należy skorzystać z modułu Zgłoś zdarzenie a następnie wybrać typ „Zdarzenia odo”. Zgłoszone zdarzenia trafią do modułu Zdarzenia organizacyjne gdzie mogą być dalej procesowane.

8. Czy system oferuje listy kontrolne związane z RODO?

Listy kontrolne umożliwiające wykonanie badania zgodności z RODO nie są dostępne w podstawowej konfiguracji systemu LKZ. Istnieje możliwość ich dokupienia.

9. Jak zresetować hasło

– patrz pkt 1. Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

10 .Zablokowałem sobie konto – co zrobić?

Jeżeli blokada nastąpiła w wyniku kilkukrotnego podania nieprawidłowego hasła należy poczekać około 15 min a następnie skorzystać opcji przypomnienia hasła

– patrz pkt 1. Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

11. Brak kategorii słownikowej przy zgłaszaniu zdarzenia organizacyjnego

Jeżeli kategoria zdarzenia nie pojawia się jako opcja wyboru, np. przy formularzu zgłoszeniowym zdarzenia organizacyjnego oznacza to, że nie została ona dodana do systemu w ramach modułu Słowniki.

Dodawanie kategorii zdarzenia org.:

W zakładce Słowniki>Zdarzenia organizacyjne mamy możliwość zarządzania słownikami wykorzystywanymi do wprowadzania przez użytkowników Zdarzeń organizacyjnych. Użytkownik z tego poziomu może:

Dodać kategorię zdarzenia
Dodać podkategorię
Aktywować lub Dezaktywować Kategorie i podkategorie zdarzeń.
Edytować, usuwać lub eksportować do pliku w formacie .xlsx.

Aby Dodać kategorię należy:

Kliknąć przycisk Dodaj kategorię.
Podać Nazwę skróconą.
Wpisać Pełną nazwę.
Z listy wybrać status kategorii Aktywny lub Nieaktywny
Dodatkowo możemy określić z listy rozwijalnej Właściciela ryzyka.
Następnie klikamy przycisk Zapisz, aby zapisać lub Zapisz i dodaj nowy, aby od razu przejść do wprowadzania kolejnego kategorii.

Aby Dodać podkategorię należy:

Zaznaczyć checkbox w tabeli przy kategorii, dla której będziemy wprowadzać podkategorię.
Kliknąć przycisk Dodaj podkategorię.
Podać Nazwę skróconą.
Wpisać Pełną nazwę.
Z listy wybrać status podkategorii Aktywny lub Nieaktywny
Pole Kategoria powinno być uzupełnione wyborem, którego dokonaliśmy w kroku 1.
Można dookreślić podkategorię, jeśli zachodzi taka potrzeba.
Następnie klikamy przycisk Zapisz, aby zapisać lub Zapisz i dodaj nowy, aby od razu przejść do wprowadzania kolejnej podkategorii.

12. Dodawanie ankiety

Aby zbudować nową ankietę należy wybrać funkcję Dodaj w module ankiet.

Uwaga: dostęp do modułu ankiet uzależniony jest od nadanych uprawnień.

Aby wprowadzić do systemu nową ankietę należy uzupełnić jej nazwę, status oraz dodać pytania.
1. Status ankiety może być aktywny lub nieaktywny, co oznacza, że ankiety nieaktywne zachowane są w bazie systemu, ale nie są widoczne dla użytkowników na liście ankiet.
W polu Treść należy umieścić pytanie. Jeśli chcemy, aby odpowiedź na konkretne pytanie była obligatoryjna (tzn. bez udzielenia odpowiedzi nie możemy wysłać ankiety), należy to zaznaczyć przy pytaniu – Odp. Wymagana.
Dodając pytanie, można wybrać, czy to ma być pytanie jednokrotnego (klasyczne) czy wielokrotnego wyboru (klasyczne), otwarte (pole tekstowe) lub pytanie grupujące.
1. Przy pytaniu jednokrotnego wyboru jak i przy pytaniu wielokrotnego wyboru wybieramy Liczbę odpowiedzi. Poniżej wpisujemy odpowiedź w pole 1, jak i w Odp. 2, itd. Jeżeli chcemy dodać kolejne pytania, klikamy na okienko Dodaj pytanie, a następnie tworzymy je itd.
2. Przy pytaniu otwartym (Pole tekstowe), należy wprowadzić pytanie w okienku Treść.
3. Przy pytaniu grupującym należy wpisać treść pytania.
Po utworzeniu pytań należy kliknąć przycisk Zapisz, który znajduje się w lewym dolnym rogu strony. Następnie przekieruje nas do wszystkich utworzonych ankiet.

Istnieje możliwość wysłania zadania z ankietą z poziomu zakładki Ankiety, zaznaczając wybraną ankietę i klikając przycisk wyślij. (Opis wysyłania zadania z ankietą znajduję się w dziale ZADANIA)

Wysyłając ankietę należy wpisać temat ankiety w okienku Temat oraz wybrać datę do kiedy dana ankieta ma być wypełniona i wysłana.
Mamy możliwość wybrania i zaznaczenia czy:
1. Ma być to Badanie anonimowe.
2. Chcemy, aby dostęp do wyników ankiety miał być widoczny dla odbiorców po jej wypełnieniu.
3. Chcemy, aby dostęp do wyników był widoczny dla pracowników.
Możemy również dodać Podziękowanie.
Po uzupełnieniu wszystkiego klikamy przycisk Wyślij.

13. Podgląd wyników ankiet

W tym celu należy przejść do Ankiety>Moje ankiety> Wysłane ankiety. Następnie aby przejść do podglądu udzielonych odpowiedzi należy zaznaczyć checkbox obok wybranej ankiety i kliknąć Pokaż wyniki.