FAQ– ProgMedica

10 grudnia 2020

Problemy techniczne

1. Jakie są wymagania techniczne systemu?

Do poprawnego działania systemu wymagana jest przeglądarka wspierająca HTML 5, CSS3 oraz włączona obsługa JavaScript. Wspierane wersje przeglądarek są następujące:

– Microsoft Edge >= 37,

– Mozilla Firefox >= 46,

– Google Chrome >= 50.

Zalecane jest regularne aktualizowanie przeglądarek do najnowszych wersji.

2. Czy system wykorzystuje komunikację szyfrowaną?

Tak, system korzysta z protokołu https (TLS) z wykorzystaniem 256-bitowych kluczy.

3. Czy możliwe jest ustawienie polityki haseł?

Hasła są ustawione odgórnie, min 8 znaków, duża i mała litera do tego cyfra lub znak specjalny.

4. Czy są robione backupy systemu?

Dane są archiwizowane przez WKP w trybie codziennym przez 2 tygodnie od stworzenia systemu następnie tygodniowym przez rok a po upływie jednego roku w trybie miesięcznym.

5. Czy system współpracuje z Active Directory?

Progmedica ma możliwość współpracy z Active Directory w trybie SSO (pojedynczego logowania) w zakresie automatycznego zakładania użytkowników. Należy jednak pamiętać, że administrator programu musi nadać uprawnienia użytkownikowi w systemie.

Aby zalogować się za pomocą Active Directory na stronie serwisu logowania WK (logowanie.lex.pl) należy wybrać przycisk Zaloguj przez usługę ADFS.

6. Czy program jest aktualizowany?

Tak, program jest aktualizowany w zakresie zawartości – checklist jak również rozwijany pod względem narzędziowo – funkcjonalnym. Listy, które są obecnie w aktualizacji lub stały się nieaktualne są oznaczane w systemie odpowiednim statusem.

Informacje o produkcie

7. Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

Użytkownik może sam zrestartować hasło, aby to zrobić:

w portalu logowania należy kliknąć Przypomnij hasło;
następnie należy wpisać adres e-mail używany podczas logowania się do serwisu i kliknąć Potwierdź.

Na podany adres mailowy użytkownik otrzyma wiadomość z linkiem do strony umożliwiającej zresetowanie hasła.

8. Kto zakłada konta i nadaje uprawnienia?

Zakładanie kont i nadawanie uprawnień odbywa się przy wdrożeniu systemu, na podstawie informacji otrzymanych od szpitala. Na późniejszym etapie dodawaniem użytkowników i modyfikacją uprawnień zajmuje się administrator po stronie klienta. Ilość osób, które mogą posiadać dostęp do systemu zależy od wykupionej licencji. Można w tym celu wykorzystać importy w panelu. – patrz Problemy obsługiwane wyłącznie przez administratora systemu

9. Jakie są rodzaje uprawnień?

Dostęp do poszczególnych modułów programu uzależniony jest od nadanych przez administratora systemu uprawnień – pełnych, rozszerzonych albo podstawowych, a także posiadaniu dodatkowych uprawnień – manager ryzyka, manager incydentów medycznych, manager zdarzeń organizacyjnych, manager incydentów ochrony danych osobowych (w przypadku posiadania modułu RODO)oraz prawnika.

Uprawnienia podstawowe:

Jest to podstawowy zakres uprawnień, które pozwalają na korzystanie z systemu przez pracowników szeregowych biorących udział w procesie. Użytkownik posiadający te uprawnienia widzi w systemie jedynie podjęte przez siebie działania.

Użytkownik, któremu przypisano uprawnienia podstawowe może w systemie:

W ramach modułu Struktura organizacyjna, podgląd na: Kategorie obowiązków, Obowiązki, Jednostki, Działy;
W ramach modułu Zadania, podgląd na własne zadania i sprawozdania oraz wysyłanie/odbieranie zadań i sprawozdań;
W ramach modułu Ankiety, podgląd na ankiety w systemie oraz ankiety wypełnione przez użytkownika oraz wysyłanie ankiet;
W ramach modułu Listy kontrolne, podgląd na listy WK, listy wewnętrzne oraz listy wykonane w ramach badania własnego przez użytkownika;
W ramach modułu Komunikaty podgląd oraz wysyłanie wiadomości i ogłoszeń;

Uprawnienia rozszerzone:

Jest to rozszerzony zakres uprawnień, które pozwalają na zarządzanie procesem Kierownictwu średniego szczebla ( np. Kierownicy działów, Ordynatorzy, Pielęgniarki oddziałowe ). Użytkownik posiadający te uprawnienia widzi w systemie działania wszystkich użytkowników w ramach działu, do którego jest przypisany.

Użytkownik, któremu przypisano uprawnienia rozszerzone może w systemie :

W ramach modułu Struktura organizacyjna, podgląd na: Kategorie obowiązków, Obowiązki, Jednostki, Działy;
W ramach modułu Słowniki:
- podgląd na: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Kategorie list wewn;
- edycja: Programy i działania; Projekty, cele; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Kategorie list wewn;
- dodawanie: Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Kategorie list wewn;
- eksport do pliku zewnętrznego w formacie .xlsx: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników;
W ramach modułu Zadania, podgląd na zadania i sprawozdania zlecone przez innych użytkowników działu, do którego jest on przypisany oraz wysyłanie/odbieranie zadań i sprawozdań;
W ramach modułu Ankiety, podgląd, edycja, dodawanie, eksport do pliku zewnętrznego oraz wysyłka ankiet w ramach systemu/do odbiorców zewnętrznych. Ponadto, podgląd oraz możliwość eksportu do pliku zewnętrznego ankiet własnych i wykonanych przez innych użytkowników tego samego działu;
W ramach modułu Listy kontrolne:
- podgląd/eksport podstaw w prawnych/zapisywanie jako lista wewnętrzna dla list WK;
- podgląd/wysyłka/edycja/dodawanie/importowanie treści z arkusza w formacie .xlsx/eksport treści listy do pliku w formacie .xlsx dla list wewnętrznych;
- podgląd dla badań zgodności wykonanych w ramach działu, do którego przypisany jest użytkownik;
W ramach modułu Komunikaty podgląd oraz wysyłanie wiadomości i ogłoszeń

Uprawnienia pełne:

Jest to najszerszy zakres uprawnień, które pozwalają na pełną kontrolę nad system pod kątem administracyjnym i zarządczym. Nadawane np. Zarządowi, Dyrektorom czy też członkom Zespołu jakości.

Użytkownik, któremu przypisano uprawnienia pełne może w systemie:

W ramach modułu Struktura organizacyjna, podgląd/edycja/dodawanie/import danych z pliku w formacie .xlsx/eksport danych z pliku w formacie .xlsx/ dla wszystkich elementów wchodzących w skład tego modułu (Obszary, Kategorie obowiązków, Obowiązki, Jednostki, Działy);
W ramach modułu Słowniki:
- podgląd na: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Procesy, Akcje na ryzyku; Cele strategiczne i operacyjne; Kategorie ryzyka; Mechanizmy kontrolne; Kategorie list wewn; Rejestry RODO; Zdarzenia organizacyjne; Kontrola zarządcza;
- edycja: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Procesy, Akcje na ryzyku; Cele strategiczne i operacyjne; Kategorie ryzyka; Mechanizmy kontrolne; Kategorie list wewn; Rejestry RODO; Zdarzenia organizacyjne; Kontrola zarządcza;
- dodawanie: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Procesy, Akcje na ryzyku; Cele strategiczne i operacyjne; Kategorie ryzyka; Mechanizmy kontrolne; Kategorie list wewn; Rejestry RODO; Zdarzenia organizacyjne; Kontrola zarządcza;
- eksport do pliku zewnętrznego w formacie .xlsx: Programy i działania; Projekty, cele; Formy realizacji; Stanowiska; Zespoły zadaniowe; Grupy pracowników; Procesy, Akcje na ryzyku; Cele strategiczne i operacyjne; Kategorie ryzyka; Mechanizmy kontrolne; Zdarzenia organizacyjne; Kontrola zarządcza;
W ramach modułu Zadania, podgląd na zadania i sprawozdania zlecone przez wszystkich użytkowników oraz wysyłanie/odbieranie zadań i sprawozdań;
W ramach modułu Ankiety, podgląd, edycja, dodawanie, eksport do pliku zewnętrznego oraz wysyłka ankiet w ramach systemu/do odbiorców zewnętrznych. Ponadto, podgląd oraz możliwość eksportu do pliku zewnętrznego ankiet własnych i wykonanych przez innych użytkowników ;
W ramach modułu Listy kontrolne:
- podgląd/eksport podstaw w prawnych/zapisywanie jako lista wewnętrzna dla list WK;
- podgląd/wysyłka/edycja/dodawanie/importowanie treści z arkusza w formacie .xlsx/eksport treści listy do pliku w formacie .xlsx dla list wewnętrznych;
- generowanie raportów zgodności;
- podgląd dla badań zgodności wykonanych w ramach działu, do którego przypisany jest użytkownik;
W ramach modułu Komunikaty podgląd oraz wysyłanie wiadomości i ogłoszeń
W ramach modułu Rejestry RODO (moduł ten nie występuje w podstawowej wersji systemu, istnieje możliwość jego wykupienia):
- podgląd, edycja, dodawanie, import/eksport danych z/do pliku zewnętrznego/usuwanie danych dla wszystkich rejestrów wchodzących w skład modułu Rejestry RODO;
W ramach modułu Kontrola zarządcza:
- podgląd, edycja, dodawanie, import/eksport danych z/do pliku zewnętrznego/usuwanie danych dla Planów działalności oraz Sprawozdań w ramach tego modułu;

10. Gdzie w systemie znajduje się instrukcja?

Po zalogowaniu się do systemu, w prawym górnym rogu po rozwinięciu menu znajdującego się przy imieniu i nazwisku użytkownika znajduje się zakładka „Pomoc”. Po jej kliknięciu na nowej karcie przeglądarki otworzy się instrukcja systemu.

11. Czy użytkownicy mogą tworzyć własne listy kontrolne?

Tak, użytkownicy systemu posiadający odpowiednie uprawnienia mogą tworzyć własne listy pytań kontrolnych. Należy w tym celu wejść w Listy kontrolne – Listy wewnętrzne – Dodaj. Listy mogą być w całości stworzone przez użytkownika lub bazować na listach dostarczonych przez WK (poprzez funkcję Kopiuj listę kontrolną). Użytkownik ma możliwość przypisania stworzonych przez siebie list kontrolnych do własnych kategorii. Opcja dodawania nowych kategorii checklist znajduje się w Słowniki – Kategorie list kontrolnych.

12. Dlaczego widok modułów u poszczególnych użytkowników może się różnić?

Widok modułów i kartotek, a co za tym idzie dostęp do ich funkcjonalności zależy od posiadanych uprawnień, dlatego może różnić się u poszczególnych użytkowników. W przypadku braku możliwości wejścia we wcześniej przypisany moduł należy skontaktować się z administratorem – patrz 37. Modyfikacja uprawnień

13. Dlaczego nie ma dostępu do modułu RODO?

Moduł RODO dostępny jest dla systemu w wersji Premium lub po dokupieniu modułu do standardowej wersji systemu ProgMedica. W celu dokupienia modułu należy skontaktować się z opiekunem handlowym.

14. Co zawiera moduł RODO?

Moduł Rejestry RODO to:

– dedykowane listy kontrolne;

– możliwość zgłaszania przez wszystkich użytkowników incydentów naruszenia ochrony danych osobowych;

– rejestry RODO.

Uwaga moduł ten jest dostępny w pakiecie ProgMedica Premium.

Jak zresetować hasło

– patrz 7. Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

16 .Zablokowałem sobie konto – co zrobić?

Jeżeli blokada nastąpiła w wyniku kilkukrotnego podania nieprawidłowego hasła należy poczekać około 15 min a następnie skorzystać opcji przypomnienia hasła

– patrz 7. Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

17. Brak kategorii słownikowej przy zgłaszaniu zdarzenia organizacyjnego

Jeżeli kategoria zdarzenia nie pojawia się jako opcja wyboru, np. przy formularzu zgłoszeniowym zdarzenia organizacyjnego oznacza to, że nie została ona dodana do systemu w ramach modułu Słowniki.

Dodawanie kategorii zdarzenia org.:

W zakładce Słowniki>Zdarzenia organizacyjne mamy możliwość zarządzania słownikami wykorzystywanymi do wprowadzania przez użytkowników Zdarzeń organizacyjnych. Użytkownik z tego poziomu może:

Dodać kategorię zdarzenia
Dodać podkategorię
Aktywować lub Dezaktywować Kategorie i podkategorie zdarzeń.
Edytować, usuwać lub eksportować do pliku w formacie .xlsx.

Aby Dodać kategorię należy:

Kliknąć przycisk Dodaj kategorię.
Podać Nazwę skróconą.
Wpisać Pełną nazwę.
Z listy wybrać status kategorii Aktywny lub Nieaktywny
Dodatkowo możemy określić z listy rozwijalnej Właściciela ryzyka.
Następnie klikamy przycisk Zapisz, aby zapisać lub Zapisz i dodaj nowy, aby od razu przejść do wprowadzania kolejnego kategorii.

Aby Dodać podkategorię należy:

Zaznaczyć checkbox w tabeli przy kategorii, dla której będziemy wprowadzać podkategorię.
Kliknąć przycisk Dodaj podkategorię.
Podać Nazwę skróconą.
Wpisać Pełną nazwę.
Z listy wybrać status podkategorii Aktywny lub Nieaktywny
Pole Kategoria powinno być uzupełnione wyborem, którego dokonaliśmy w kroku 1.
Można dookreślić podkategorię, jeśli zachodzi taka potrzeba.
Następnie klikamy przycisk Zapisz, aby zapisać lub Zapisz i dodaj nowy, aby od razu przejść do wprowadzania kolejnej podkategorii.

18. Dodawanie ankiety

Aby zbudować nową ankietę należy wybrać funkcję Dodaj w module ankiet.

Uwaga: dostęp do modułu ankiet uzależniony jest od nadanych uprawnień.

Aby wprowadzić do systemu nową ankietę należy uzupełnić jej nazwę, status oraz dodać pytania.
1. Status ankiety może być aktywny lub nieaktywny, co oznacza, że ankiety nieaktywne zachowane są w bazie systemu, ale nie są widoczne dla użytkowników na liście ankiet.
W polu Treść należy umieścić pytanie. Jeśli chcemy, aby odpowiedź na konkretne pytanie była obligatoryjna (tzn. bez udzielenia odpowiedzi nie możemy wysłać ankiety), należy to zaznaczyć przy pytaniu – Odp. Wymagana.
Dodając pytanie, można wybrać, czy to ma być pytanie jednokrotnego (klasyczne) czy wielokrotnego wyboru (klasyczne), otwarte (pole tekstowe) lub pytanie grupujące.
1. Przy pytaniu jednokrotnego wyboru jak i przy pytaniu wielokrotnego wyboru wybieramy Liczbę odpowiedzi. Poniżej wpisujemy odpowiedź w pole 1, jak i w Odp. 2, itd. Jeżeli chcemy dodać kolejne pytania, klikamy na okienko Dodaj pytanie, a następnie tworzymy je itd.
2. Przy pytaniu otwartym (Pole tekstowe), należy wprowadzić pytanie w okienku Treść.
3. Przy pytaniu grupującym należy wpisać treść pytania.
Po utworzeniu pytań należy kliknąć przycisk Zapisz, który znajduje się w lewym dolnym rogu strony. Następnie przekieruje nas do wszystkich utworzonych ankiet.

Istnieje możliwość wysłania zadania z ankietą z poziomu zakładki Ankiety, zaznaczając wybraną ankietę i klikając przycisk wyślij. (Opis wysyłania zadania z ankietą znajduję się w dziale ZADANIA)

Wysyłając ankietę należy wpisać temat ankiety w okienku Temat oraz wybrać datę do kiedy dana ankieta ma być wypełniona i wysłana.
Mamy możliwość wybrania i zaznaczenia czy:
1. Ma być to Badanie anonimowe.
2. Chcemy, aby dostęp do wyników ankiety miał być widoczny dla odbiorców po jej wypełnieniu.
3. Chcemy, aby dostęp do wyników był widoczny dla pracowników.
Możemy również dodać Podziękowanie.
Po uzupełnieniu wszystkiego klikamy przycisk Wyślij.

19. Podgląd wyników ankiet

W tym celu należy przejść do Ankiety>Moje ankiety> Wysłane ankiety. Następnie aby przejść do podglądu udzielonych odpowiedzi należy zaznaczyć checkbox obok wybranej ankiety i kliknąć Pokaż wyniki.

Problemy obsługiwane wyłącznie przez administratora systemu

20. Czy administrator może zmieniać hasła użytkownika?

Administrator nie może zmienić hasła użytkownika. Użytkownik może dokonać tej operacji samodzielnie

– patrz 7. Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

21. Użytkownik posiada 2 adresy mailowe 1 dla PM 1 dla LEX – po zalogowaniu się adresu dla LEX nie widzi PM.

Jeżeli user podał inny mail do rejestracji w ProgMedica niż wcześniej używany powinien na ten adres otrzymać powiadomienia mailowe umożliwiające dokończenie rejestracji.

– patrz

Użytkownik nie otrzymuje powiadomień mailowych

lub

Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

Jeżeli user chce mieć na jednym adresie email dostęp do innego produktu WK oraz do systemu ProgMedica.

– patrz

Użytkownik nie otrzymuje powiadomień mailowych

lub

Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

Jeżeli user podał błędny adres email

– patrz 35. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

Usuwanie użytkownika z systemu

– patrz 32. Usuwanie użytkowników z licencji

Jak dodać użytkownika?

– patrz 31. Dodawanie użytkowników do licencji

Jak zmienić niepoprawnie dodany adres mailowy

– patrz 35. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

25. Filtrowanie użytkowników ze względu na rolę pełnioną w systemie

Uwaga, poniższe akcje może wykonać wyłącznie użytkownik z uprawnieniami administratora.

W systemie ProgMedica należy przejść przez Zarządzanie>Użytkownicy>Filtrowanie zaawansowane.

Następnie w formularzu należy zaznaczyć Tak w polach obok wskazanych ról i kliknąć Szukaj. W ten sposób otrzymujemy zestawienie użytkowników pełniących wybrane role.

26. Import/export listy użytkowników

Uwaga, poniższe akcje może wykonać wyłącznie użytkownik z uprawnieniami administratora.

Administrator systemu w ramach zarządzania użytkownikami może eksportować i importować listy użytkowników oraz edytować profil konkretnego użytkownika a także nadawać uprawnienia.

Eksport/import listy użytkowników:

Po zalogowaniu się do systemu należy wybrać zakładkę Zarządzanie a następnie kliknąć na przycisk Użytkownicy.
Aby wyeksportować listę użytkowników do pliku w formacie .xlsx należy wybrać użytkowników mających się w niej znaleźć. Można dokonać tego na dwa sposoby.
1. W przypadku, gdy chcemy wyeksportować tylko wybranych użytkowników zaznaczamy checkboxy obok nich a następnie wybieramy przycisk Eksport do xlsx.
2. W przypadku, gdy chcemy wyeksportować wszystkich użytkowników klikamy na pierwszy w kolejności checkbox znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli. Następnie wybieramy przycisk Eksport do xlsx.
Import listy użytkowników może odbyć się na dwa sposoby, aby przejść do menu importu klikamy na przycisk Zaimportuj.
1. Pierwszym sposobem jest wygenerowanie pustego szablonu importu, do którego można wprowadzić dane użytkowników systemu. W tym celu wybieramy przycisk export znajdujący się obok opcji Wyeksportuj pusty szablon importu.
2. W ramach drugiego sposobu możliwe jest wygenerowanie szablonu importu zawierającego dane użytkowników istniejących już w systemie i dodanie do niego nowych użytkowników. W tym celu wybieramy przycisk export znajdujący się obok opcji Wyeksportuj wypełniony danymi szablon importu.
Pliki wygenerowane w ramach kroków opisanych w pkt. 3 można zaimportować poprzez wskazanie odpowiedniego pliku na dysku komputera. W tym celu wybieramy przycisk Wybierz plik w menu importu.

27. Użytkownik nie ma możliwości wykonania akcji w systemie – np. widzi ankiety ale nie może ich dodać

Użytkownik najprawdopodobniej nie posiada uprawnień do dokonania tej akcji w systemie, administrator może zmienić poziom posiadanych uprawnień.

–patrz 37. Modyfikacja uprawnień

28. Użytkownik nie widzi modułu w systemie

Wymagane jest zweryfikowanie przez administratora systemu, czy użytkownik posiada odpowiedni poziom uprawnień.

– patrz 37. Modyfikacja uprawnień

29. Użytkownik zapomniał loginu

Loginem użytkownika jest podany podczas rejestracji adres e-mail. Zaleca się aby użytkownicy systemu ProgMedica posiadali imienne adresy e-mail.

Sprawdzenie adresu mailowego jest możliwe jedynie przez użytkownika z uprawnieniami administratora w 2 miejscach:

w systemie ProgMedica – moduł Zarządzanie>Użytkownicy
w panelu administratora – przycisk Użytkownicy.

30. Użytkownik zapomniał hasła

Co należy ustalić:

Czy użytkownik używa hasła, którym loguje się na swojego maila czy używa hasła, które utworzył podczas rejestracji w serwisie logowania WK?

Jeśli używa hasła do maila należy wskazać na konieczność użycia hasła ustawionego podczas rejestracji w serwisie logowania WK. Jeśli hasło do serwisu logowania nie jest znane należy je zresetować – patrz Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

Czy użytkownik wcześniej miał dostęp do innego produktu WK a jeżeli tak to czy do rejestracji w systemie ProgMedica podał używany wcześniej do logowania adres email?
- Jeżeli user podał inny mail do rejestracji w ProgMedica niż wcześniej używany powinien na ten adres otrzymać powiadomienia mailowe umożliwiające dokończenie rejestracji.

– patrz 35. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

lub

Wygasł link aktywacyjny z Serwisu Logowania

Jeżeli user chce mieć na jednym adresie email dostęp do innego produktu WK oraz do systemu ProgMedica.

– patrz 31. Dodawanie użytkowników do licencji

31. Dodawanie użytkowników do licencji

W pierwszej kolejności problem może naprawić administrator systemu po stronie klienta.

Po zalogowaniu w serwisie logowania Borg na kafelku ProgMedica klikamy przycisk Zarządzanie pakietami;
W panelu Serwis logowania – Administracja klikamy na kafelek licencji, do której chcemy dodać nowego użytkownika.
Następnie w prawym górnym rogu klikamy niebieski przycisk Dodaj użytkowników do licencji.
Podajemy adres e-mail użytkownika (adres ten będzie loginem użytkownika w systemie) i klikamy Dodaj do licencji. Możemy teraz analogicznie dodać kolejne adresy email lub wybrać przycisk Dalej, w prawym górnym rogu, aby kontynuować.

Uwaga: Adres email użytkownika musi obsługiwać wiadomości zewnętrzne (wysyłane z domeny wolterskluwer.pl) – konieczne do rejestracji, odzyskiwania hasła oraz alertów systemowych.

Upewniamy się, że jest zaznaczony checkbox przy polu Wyślij powiadomienia email o dodaniu do licencji i klikamy Zakończ w prawym górnym rogu.

Teraz dodani użytkownicy otrzymają wiadomości email z prośba o rejestrację (dla nowych użytkowników oprogramowania WK), lub informację o dodaniu nowego oprogramowania w serwisie logowania (dla obecnych użytkowników oprogramowania WK). W przypadku posiadania licencji wieloproduktowej – systemu ProgMedica oraz systemu ProgMedica Premium, użytkowników należy przypisać do obu licencji.

Po wykonaniu powyższych czynności Administrator przechodzi do systemu ProgMedica, gdzie w zakładce Zarządzanie w podkategorii Użytkownicy należy dodanym użytkownikom nadać prawa dla wybranego działu i stanowiska, nadać uprawnienia oraz przypisać ewentualne funkcje w systemie.

32. Usuwanie użytkowników z licencji

W pierwszej kolejności problem może naprawić administrator systemu po stronie klienta.

Po zalogowaniu się w serwisie logowania Borg na kafelku ProgMedica klikamy przycisk Zarządzanie pakietami
W panelu Serwis logowania – Administracja klikamy na kafelek licencji, z której chcemy usunąć użytkownika.
Następnie powyżej na środku klikamy na czerwony przycisk Usuń użytkowników z licencji.
Podajemy adres e-mail użytkownika (adres ten będzie loginem użytkownika w systemie) i klikamy Usuń z licencji. Możemy teraz analogicznie dodać kolejne adresy email lub wybrać przycisk dalej, w prawym górnym rogu, aby kontynuować.
W kolejnym oknie zaznaczamy checkbox obok licencji, z której chcemy usunąć użytkownika i wybieramy przycisk Dalej.
Upewniamy się, że jest zaznaczony checkbox przy polu Wyślij powiadomienia email o usunięciu z licencji i klikamy Zakończ w prawym górnym rogu.
Po wykonaniu operacji należy wybrać przycisk Zakończ, aby przejść do okna Serwis logowania – Adniminstracja.

33. Wygasł link aktywacyjny z Serwisu Logowania

Rozwiązanie – do wykonania przez administratora systemu:

Po zalogowaniu się w serwisie logowania WK należy kliknąć na ikonę koła zębatego w kafelku systemu ProgMedica.

Następnie w serwisie logowania należy wybrać przycisk Użytkownicy;

Wyszukiwanie użytkownika może odbyć się na trzy sposoby. Poprzez wpisanie adresu mailowego w polu Wyszukaj użytkowników, poprzez wybór użytkownika z listy lub kliknięcie przycisku Status i wybór niezarejestrowany.

Zaleca się sprawdzenie czy adres mailowy użytkownika nie zawiera błędów, np. literówek;
Po najechaniu kursorem na użytkownika ze statusem niezarejestrowany po prawej stronie pojawi się ikona koła zębatego po kliknięciu w nią z menu kontekstowego należy wybrać Ponów mail rejestracyjny;
W efekcie użytkownik powinien otrzymać dwie wiadomości:
1. powiadomienie o nadaniu dostępu
2. wiadomość z linkiem do strony internetowej gdzie będzie można dokończyć rejestrację.

34. Użytkownik nie otrzymuje powiadomień mailowych

Brak powiadomień z serwisu logowania WK – patrz pkt. 8

Brak powiadomień z systemu ProgMedica – możliwe przyczyny:

użytkownik nie został wskazany jako adresat wiadomości, zadania bądź innej akcji w systemie;

w przypadku wysyłki ankiety do odbiorcy zewnętrznego – błędnie wprowadzony adres tego odbiorcy. Odbiorca zewnętrzny, to osoba niemająca dostępu do systemu ProgMedica, która otrzymała link do wypełnienia ankiety. Przykład: pacjent, który udostępnił adres mailowy otrzymał link z ankietą satysfakcji po pobycie w szpitalu;

konfiguracja skrzynki pocztowej użytkownika powoduje, że powiadomienia trafiają do folderu SPAM bądź podobnego – zalecana weryfikacja przez IT po stronie klienta;

konfiguracja serwera pocztowego bądź zabezpieczenia sieci klienta uniemożliwiają dostarczanie powiadomień mailowych z ProgMedica – zalecana weryfikacja przez IT po stronie klienta.

35. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

W pierwszej kolejności problem może naprawić administrator systemu po stronie klienta. Z poziomu panelu administracyjnego osoba ta ma możliwość ponownego wysłania powyższych wiadomości.

Możliwe przyczyny:

użytkownik nie został dodany do licencji produktu

Rozwiązanie – do wykonania przez administratora:

Po zalogowaniu się w serwisie logowania WK należy kliknąć na ikonę koła zębatego w kafelku systemu ProgMedica.

Następnie w serwisie logowania należy wybrać przycisk Użytkownicy;

Wyszukiwanie użytkownika może odbyć się na dwa sposoby. Poprzez wpisanie adresu mailowego w polu Wyszukaj użytkowników lub poprzez wybór z listy.

Zaleca się sprawdzenie czy adres mailowy użytkownika nie zawiera błędów, np. literówek;
Jeżeli adres mailowy zawiera błędy należy go wybrać z listy a następnie zmienić status licencji na zablokowana;
Następnie należy wybrać przyciski Pulpit>Dodaj użytkowników do licencji i wprowadzić poprawny mail użytkownika.

do licencji systemu został dodany błędny mail użytkownika

– patrz 32. Usuwanie użytkowników z licencji

Po usunięciu błędnego adresu email z licencji należy dodać poprawny adres użytkownika.

– patrz 31. Dodawanie użytkowników do licencji

nie przyszły linki aktywacyjne

Rozwiązanie – do wykonania przez administratora:

Po zalogowaniu się w serwisie logowania WK należy kliknąć na ikonę koła zębatego w kafelku systemu ProgMedica.

Następnie w serwisie logowania należy wybrać przycisk Użytkownicy;

Wyszukiwanie użytkownika może odbyć się na trzy sposoby. Poprzez wpisanie adresu mailowego w polu Wyszukaj użytkowników, poprzez wybór użytkownika z listy lub kliknięcie przycisku Status i wybór niezarejestrowany.

Zaleca się sprawdzenie czy adres mailowy użytkownika nie zawiera błędów, np. literówek;
Po najechaniu kursorem na użytkownika ze statusem niezarejestrowany po prawej stronie pojawi się ikona koła zębatego po kliknięciu w nią z menu kontekstowego należy wybrać Ponów mail rejestracyjny;
W efekcie użytkownik powinien otrzymać dwie wiadomości:
1. powiadomienie o nadaniu dostępu
2. wiadomość z linkiem do strony internetowej gdzie będzie można dokończyć rejestrację.

konfiguracja skrzynki pocztowej użytkownika powoduje, że powiadomienia trafiają do folderu SPAM bądź podobnego – zalecana weryfikacja przez IT po stronie klienta;

konfiguracja serwera pocztowego bądź zabezpieczenia sieci klienta uniemożliwiają dostarczanie powiadomień mailowych z serwisu logowania WK – zalecana weryfikacja przez IT po stronie klienta.

36. Użytkownik po zalogowaniu się do systemu widzi błąd autentykacji

Błąd może wystąpić w 3 przypadkach:

użytkownik został dopisany do licencji produktu lecz potrzeba czasu na synchronizację danych. W tym wypadku należy odczekać 15-30 min. i spróbować zalogować się ponownie.
użytkownik nie został dopisany do licencji produktu lub nie został przypisany w ramach modułu Struktura organizacyjna w systemie ProgMedica. W tym wypadku administrator musi wykonać działania opisane w Dodawanie użytkowników do licencji
występują problemu po stronie przeglądarki użytkownika. Zaleca się wyczyszczenie historii przeglądarki łącznie z ciasteczkami a następnie ponowne zalogowanie się do systemu.

37. Modyfikacja uprawnień

W pierwszej kolejności problem może naprawić administrator systemu po stronie klienta. Może on dokonywać zmian w zakresie uprawnień poprzez matrycę uprawnień dostępną dla tylko dla niego w systemie ProgMedica

Aby przejść do matrycy uprawnień należy:

Wejść w moduł Zarządzanie;
Wybrać użytkownika, którego uprawnienia chcemy zmodyfikować;
W widoku Użytkownika zaznaczamy jego jednostkę a następnie wybieramy przycisk Zmień prawa;
W następnym widoku klikamy zakładkę Uprawnienia;
Zaznaczmy pola z uprawnieniami, które chcemy nadać użytkownikowi;
Przewijamy na sam dół strony i klikamy Zapisz;