PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA – Użytkownik systemu, a grupowe konto mailowe

Wielokrotnie spotkać się można z praktyką polegającą na przypisaniu ogólnej skrzynki mailowej do kilku osób. O ile działanie takie jest adekwatne, gdy pocztą zawiaduje jedna osoba (dobrym przykładem jest zewnętrzny mail kontaktowy dla IODów np. iodo@domena.pl), o tyle gdy spojrzymy na to zagadnienie z perspektywy wdrażania systemu Lex Compliance Rodo, którego podstawowym zadaniem jest ułatwienie monitorowania procesu, jasnym jest się, że jeden ogólny mail to za mało, aby mieć pełny wgląd w działania poszczególnych osób.

Najprościej na to zagadnienie spojrzeć z perspektywy tworzenia zadań. O istocie tego przeczytać można w dalszej części podręcznika, jednak na obecnym etapie kluczowe jest samo założenie modułu Zadania. Zadanie zostaje sformułowane dla konkretnej osoby, bądź grupy osób, krótko mówiąc jego adresatem jest osoba bądź osoby odpowiedzialne – z racji swojego stanowiska – za dany dział w organizacji. Jeśli więc – na przykład – zależy nam na sprawdzeniu spójności dokumentacji pracowniczej, należy zwrócić się do konkretnej osoby (bądź osób) z tego działu (np. Kadr) i zlecić jej wykonanie danej czynności. Wskazanie konkretnego adresata w zadaniu, umożliwia dokładniejsze śledzenie przebiegu jego wykonania, wymusza stworzenie sprawozdania przez adresata, a także skraca komunikację. Dzięki czemu wiemy kto wykonuje zadanie, jesteśmy więc w stanie udzielić porady czy pomocy.

Dodatkowym aspektem, o którym należy pamiętać w kontekście tworzenia kont osobowych dla pracowników, którzy mają korzystać z systemu Lex Compliance Rodo, jest to, że administrator licencji, powinien udostępnić konta mailowe, do bieżącej pracy z systemem.

Pamiętaj! Tylko osobowe konto mailowe, pozwala na dokładniejsze śledzenie korespondencji, a także ułatwia weryfikację wykonywanych zadań.

Nasze strony www używają plików cookie. Korzystając z serwisu wyrażasz zgodę na politykę prywatności i cookies. Obsługę plików cookie możesz wyłączyć w ustawieniach przeglądarki. Zobacz jak to zrobić.