Przejście do nowego roku w programie Progman Finanse – wskazówki

23 grudnia 2020

Przeniesienie danych do nowego roku

Przejście do nowego roku powinno być proste i bezproblemowe. Dlatego przedstawiamy w kilku krokach najważniejsze czynności, które należy przeprowadzić w programie Progman Finanse jeszcze w 2020 roku.

Dekretowanie dokumentów na następny rok może odbywać się jeszcze w „starym” roku. Aby było to możliwe, w pierwszej kolejności należy zadbać o to, żeby konta i paragrafy, dzienniki dokumentów i grupy dokumentów zostały przeniesione do nowego roku. Operacji przeniesienia należy dokonać poprzez wejście w Okres -> Przygotowanie nowego roku.

Oczywiście nie ma żadnych przeciwwskazań, aby od razu dokonać przeniesienia wszystkich pozostałych pozycji, czyli przeniesienia: przeksięgowań, szablonów księgowania, wzorców 5-tek, wzorców zaangażowania i wzorców pozycji. Funkcja przeniesienia danych do nowego roku zadziała prawidłowo tylko wtedy, gdy wykonujemy ją z pozycji roku aktualnego. Dodatkowo rok ten powinien być rokiem bieżącym (na białym tle).

Przeksięgowania

Bardzo ważnym aspektem zamknięcia roku jest wykonanie odpowiednich działań związanych
z zamknięciem/ustaleniem ksiąg rachunkowych.

Ustalenie wyniku finansowego w jednostkach budżetowych

Narzędzia -> Przeksięgowania

Uwagi: Rodzaj dokumentu „PK roczny” oraz trzeba wskazać konkretne konto 860 (w praktyce jest jedno).

Poz1. Konto 860 WN z kont 4 saldo WN

Poz2. Konto 860 MA z kont 7 saldo MA

Poz3. Konto 860 WN z kont 7 saldo WN (7emki kosztowe 751 i 761)

Po prawidłowym wprowadzeniu danych należy zatwierdzić automat przeksięgowujący przyciskiem „Zamknij” i dokonać przeksięgowania.

Sprawdzenie poprawności przeksięgowania:

Zestawienie obrotów i sald – pozwala na ustalenie, czy wszystkie salda kont wynikowych zostały poprawnie przeksięgowane; należy wpisać w masce konta odpowiednio pierwszą cyfrę 4 lub 7, wskazać miesiąc grudzień i zaznaczając opcję „tylko salda różne od 0” – powinien pojawić się komunikat „Brak danych do wydruku”.
Korzystając z tych samych ustawień, ale odznaczając opcję „z przeksięgowaniami rocznymi” wykazane będą salda jakie występowały przed dokonaniem księgowaniem na wynik finansowy.

Ustalenie funduszu jednostki

Narzędzia -> Przeksięgowania

Uwagi: trzeba wskazać konkretne konto 800 (w praktyce jest jedno)

Poz1. Konto 800 WN z kont 222 saldo WN

Poz2. Konto 800 MA z kont 223 saldo MA

Plan na 980 (daty w przeksięgowaniu adekwatne do częstotliwości przeksięgowań)

Narzędzia -> Przeksięgowania

Uwagi: w konto docelowe wpisujemy tyko początek konta 980 (nie wybieramy z listy)

Poz1. Konto 980 WN z paragrafy w masce wpisać np. początek działu „8” dalej „Plan”

Wykonanie na 980 (daty w przeksięgowaniu adekwatne do częstotliwości przeksięgowań)

Narzędzia -> Przeksięgowania

Uwagi: w konto docelowe wpisujemy tyko początek konta 980 (nie wybieramy z listy)

Poz1. Konto 980 MA z paragrafy w masce wpisać np. początek działu „8” dalej „Wykonanie”

Wykonanie na 998 (daty w przeksięgowaniu adekwatne do częstotliwości przeksięgowań)

Narzędzia -> Przeksięgowania

Uwagi: w konto docelowe wpisujemy tyko początek konta 998 (nie wybieramy z listy)

Poz1. Konto 998 WN z paragrafy w masce wpisać np. początek działu „8” dalej „Wykonanie”

998 – zamknięcie konta lub przeniesienie salda na lata przyszłe.

Okres -> Księgowania roczne -> Rozliczenie sald kont pozabilansowych

W ten sposób można automatycznie „zamknąć” konta. Po wywołaniu tej opcji otworzy się okno,
w którym należy określić grupę dokumentów oraz dziennik dokumentów, do którego zostanie przypisany stworzony dekret. Należy także zdefiniować reguły rozliczenia kont, czyli których kont ma dotyczyć księgowanie i po której stronie ma ono wystąpić, np. schemat 998 Saldo Ma rozlicz po stronie Ma spowoduje dekretację ze znakiem „-” na wszystkich kontach, które wykazywały saldo Ma.

Aby przenieść saldo z 998 na 999 należy dokonać ręcznego przeksięgowania, ponieważ program nie wie, z których dokładnie kont 998 przeksięgować salda.

Po wykonaniu powyższych czynności sprawozdania finansowe będą generowały się prawidłowo.

Przygotowanie bilansu otwarcia

Okres -> Przygotowanie bilansu otwarcia

Jest to kolejna funkcja znajdująca się w menu, która jest dostępna, gdy w roku bieżącym zostały zamknięte wszystkie miesiące do listopada włącznie. Umożliwia ona automatyczne wygenerowanie dokumentu BO, który zostanie zaksięgowany pod datą 01.01.20XX. Jeśli Użytkownik prowadził kilka dzienników dokumentów w starym roku, to system pyta czy przygotować BO z podziałem na dzienniki. Jeżeli w nowym roku jest kontynuowany analogiczny podział na dziennik dokumentów to Użytkownik powinien odpowiedzieć na pytanie twierdząco. Natomiast jeżeli w nowym roku prowadzony będzie tylko jedne dziennik dokumentów
to na pytanie należy odpowiedzieć NIE. Następnym krokiem jest wskazanie parametrów księgowania.

Dodatkowe czynności:
- Weryfikacja kodów kontrahentów
- Weryfikacja kont i paragrafów (można skasować te, które w 2020 roku były użyte tylko raz, np. z powodu pomyłki lub technicznie, a w 2021 roku nie będą używane)