2 marca 2023
Współpraca systemu Progman Płace z systemem Progman Finanse odbywa się w zakresie list płac, sporządzanych dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (moduł Progman Płace), jak również wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych (moduł Progman Zlecone). Celem opisywanej współpracy jest automatyczne rozksięgowanie składników płacowych na odpowiednie konta księgowe.
Baza systemów kadrowo-płacowych oraz systemu Finanse może być zlokalizowana na różnych stanowiskach. Warunkiem koniecznym do wymiany danych między tymi programami jest sieciowe połączenie komputerów.
W pierwszym kroku niezbędne jest skonfigurowanie połączenia do bazy programu Finanse. W tym celu należy z głównego menu programu wybrać opcję Rejestr Płatników „ Konfiguracja – Progman Finanse.
Następnie należy wybrać zakładkę Konfiguracja – Progman Finanse i zdefiniować ścieżkę do pliku finanse.gdb. W przypadku, gdy baza programu księgowego znajduje się na innym komputerze należy zmienić typ połączenia na TCP/IP i podać nazwę tego komputera lub jego numer IP. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić.
UWAGA! W przypadku konfiguracji połączenia programu Płace z programem Finanse ważne jest odpowiednie powiązanie płatników (z systemu Płace) z jednostkami w bazie Finansów. Można zrobić to na 3 sposoby: wg Nazwy skróconej, REGONu lub NIPu.
W Centralnej Bazie Danych (CBD) parametryzacja połączenia programu Płace z bazą danych programu Finanse odbywa się po stronie jednostki nadrzędnej lub wyznaczonego Administratora. Użytkownicy mogą mieć zablokowany dostęp do wyżej wymienionej zakładki.
W kolejnym etapie konieczne jest zdefiniowanie schematów księgowania dla poszczególnych składników listy płac, które będą podlegały dekretacji. W tym celu należy wybrać przycisk Definiowanie kont do rozksięgowania listy płac.
W nowo otwartym oknie należy uzupełnić następujące pola:
Lista rozksięgowania – to rodzaj listy płac, który będzie powiązany z wybranym rozdziałem klasyfikacji budżetowej i/lub odpowiednią grupą organizacyjną, np. administracja + obsługa, nauczyciele, mundurowi, cywile. Lista rozksięgowania ma bezpośredni związek z ilością kont analitycznych 404. Zaleca się utworzenie przynajmniej jednej listy rozksięgowania. W tym celu należy wybrać ikonę 
znajdującą się w sąsiedztwie tego pola. Następnie wybrać przycisk Nowy i uzupełnić nazwę listy. Opcjonalnie można wskazać jednostkę oraz dział i rozdział, jeśli w programie Finanse występuje więcej niż jeden. Pozwoli to na zawężenie listy wyświetlanych kont w oknie Parametry eksportu do programu Finanse DDJ.
W Centralnej Bazie Danych (CBD) zdefiniowanie słownika list pomocniczych w oknie Lista rozksięgowania odbywa się po stronie jednostki nadrzędnej lub wyznaczonego Administratora. Operacje oznaczone żółtą czcionką dostępne są jedynie dla wyznaczonego Administratora.
Pozycja – pole umożliwia określenie kolejności pozycji w tworzonym automatycznie dekrecie.
Typ rozksięgowania – oznacza nazwę elementu, będącego następnie przedmiotem rozksięgowania np. Brutto, składki ZUS pracownika, składki ZUS pracodawcy, DWR, Fundusz Pracy, KZP, ZNP, SKOK itd. Typy rozksięgowania powinny być takie same, niezależnie od listy rozksięgowania. W celu dodania nowego typu należy wybrać ikonę znajdującą się w sąsiedztwie tego pola, a następnie wybrać przycisk Nowy i uzupełnić jego nazwę. Określenie syntetycznego Konta Wn oraz Konta Ma przy typie rozksięgowanie pozwoli na zawężenie listy kont wyświetlanych następnie w oknie Parametry eksportu do programu Finanse DDJ.
W Centralnej Bazie Danych (CBD) zdefiniowanie słownika list pomocniczych w oknie Typ rozksięgowania odbywa się po stronie jednostki nadrzędnej lub wyznaczonego Administratora. Operacje oznaczone żółtą czcionką dostępne są jedynie dla wyznaczonego Administratora.
Konto Wn/Konto Ma – rozwijana lista, na której widoczne są konta księgowe zdefiniowane w programie Finanse, obowiązujące w danym roku obrachunkowym. Należy wskazać parę kont właściwych dla danego typu rozksięgowania, np. 404/231 dla brutto, 231/225 dla podatku itd.
Opis – opis operacji gospodarczej, który zostanie umieszczony w dekrecie w programie Finanse.
PODSUMOWANIE:
Listę rozksięgowania,Pozycję (pole nie jest obligatoryjne)Typ rozksięgowania, Konto WN,Konto MA.Po odpowiednim wybraniu wszystkich powyższych pozycji w prawym górnym roku kliknij klawisz 
. Pola dotyczące Kont WN i MA możliwe są, po ustawieniu się w danym polu do wpisania ręcznego z klawiatury, tak aby w szybki sposób móc wyszukać odpowiednie konta.
Tak przygotowane szablony rozksięgowania należy skojarzyć z odpowiednimi składnikami listy płac. W tym celu należy wybrać z głównego menu Ustawienia >> Parametry >> Składniki płac. Przy każdym składniku płacowym, który ma być następnie rozksięgowany w programie Finanse, konieczne jest uzupełnienie pola nr 6 o nazwie Typ rozksięgowania.
W Centralnej Bazie Danych (CBD) zdefiniowanie słownika Składników płac oraz skojarzenie składników płacowych z odpowiednimi typami rozksięgowania odbywa się po stronie jednostki nadrzędnej lub wyznaczonego Administratora. Operacje oznaczone żółtą czcionką dostępne są jedynie dla wyznaczonego Administratora.
Przykład
Każda składka wypłacona przez pracodawcę powinna mieć przyporządkowany ten sam typ rozksięgowania – ZUS Pracodawca, co oznacza, że składniki określane w systemie Progman Płace jako pracodawca emerytalne, pracodawca rentowe oraz pracodawca wypadkowe zostaną w programie finansowym rozksięgowane łącznie w jednej pozycji na konto kosztów oraz konto rozrachunków z ZUS (405/229).
Powyższe rozwiązanie należy także zastosować dla składników płacowych, składających się na łączna kwotę wynagrodzenia brutto, księgowaną w systemie Finanse na kontach 404/231. Jeżeli w systemie Finanse została zastosowana analityka do konta 404 w zakresie składników płacowych np. nadgodziny, jubileusze, nagrody wówczas należy utworzyć nowe typy rozksięgowania, uwzględniające analityczne konta 404.
Typ rozksięgowania dla Funduszu Pracy bądź Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przypisywany jest w dolnej części okna Eksport do Finanse DDJ.
Przyporządkowanie typów rozksięgowania do poszczególnych składników płac ma charakter jednorazowy. Opisywany krok należy wykonać przed wyeksportowaniem pierwszej listy płac lub w sytuacji, gdy zostanie zdefiniowany nowy składnik płacowy.
W Rejestrze list płac w polu Lista rozksięgowania należy przyporządkować każdej liście płac sposób jej dekretacji, np. czy dana lista powinna zostać zadekretowana na kontach przyporządkowanych dla grupy organizacyjnej Nauczyciele lub Administracja. W sytuacji gdy Użytkownik kopiuje listy z miesiąca na miesiąc, wykorzystując funkcję Przygotuj listy na następny miesiąc, pole Lista rozksięgowania będzie automatycznie uzupełniane.
Po wykonaniu wcześniej wymienionych kroków konieczne jest wskazanie list płac które mają być wysłane w postaci dekretu do programu Finanse (służy do tego przycisk Wskazanie list…). W przypadku, gdy jednostka realizuje budżet zadaniowy, istnieje możliwość rozksięgowania listy płac z podziałem na działania (o ile w programie Kadry powiązano pracowników z odpowiednią funkcją – zadaniem – podzadaniem – działaniem). W tym celu należy oznaczyć parametr „Z klasyfikacją zadaniową”. Następnie należy wybrać przycisk Przygotuj. Pod przyciskiem Księgowanie widoczne są pozycje księgowe wraz z obliczonymi na podstawie wybranych list płac kwotami.
Zaleca się na tym etapie dokonanie weryfikacji poprawności obliczonych danych. W tym celu można się posłużyć wydrukiem zbiorówki listy płac. W kolejnym kroku należy określić datę operacji i datę dokumentu, a po wybraniu przycisku Wyślij do Progman Finanse wskazać grupę i dziennik dokumentu.
Dekret będzie widoczny w programie Finanse w kartotece Poczekalnia. Jego przeniesienie do kartoteki Dokumenty jest możliwe przy użyciu przycisku Przenieś ozn.
Wszystkie dekrety tworzone w sposób automatyczny są oznaczane przez system kolorem czerwonym oraz zostaje im nadany stan Niebilan. Dzieje się tak też z wyeksportowaną listą płac. Celem tego rozwiązania jest skłonienie Użytkownika do weryfikacji danych oraz uzupełnienie brakujących informacji np. dat płatności. Z chwilą gdy dokument uzyska stan Bilans. będzie on widoczny w obrotach kont księgowych.
Nasze strony www używają plików cookie. Korzystając z serwisu wyrażasz zgodę na politykę prywatności i cookies. Obsługę plików cookie możesz wyłączyć w ustawieniach przeglądarki. Zobacz jak to zrobić.
