Jak utworzyć wzorzec pozycji dokumentu ?

27 października 2020

Program umożliwia tworzenie pozycji dokumentu na podstawie zdefiniowanych wzorców. Tą opcję można wykorzystać do ewidencji dokumentów o charakterze powtarzalnym, np.: list zasiłkowych, przypisów odpłatności za przedszkole lub obiady szkolne, spłaty pożyczek ZFŚS, list płac, faktur itp. Generator pozycji ułatwi także rozksięgowanie poszczególnych dowodów na rozdziały budżetowe czy realizowane zadania wg procentowych kluczy podziałowych ustalonych w jednostce.

Nowy wzorzec pozycji dokumentu można utworzyć na 3 sposoby:

1) Z poziomu Kartoteki Dokumenty, w oknie dekretu dokumentu za pomocą przycisku Zapisz jako wzorzec.

1. Należy otworzyć dokument na podstawie, którego ma być utworzony wzorzec, następnie kliknąć w przycisk Zapisz jako wzorzec, znajdujący się w dolnej części okna (1).

2. Pojawi się okno edycji wzorca, w którym należy uzupełnić następujące pola (2):

• Nazwa wzorca – pole obowiązkowe, nazwa powinna być unikalna dla każdego wzorca,
• Opis pozycji – opis pozycji w dekrecie (nagłówek wzorca) należy uzupełnić, jeśli każdorazowo dla danej operacji stosowany jest jednakowy opis (lub stały fragment tego opisu, np. lista płac nauczycieli za m-c….). Informacja zawarta w tym polu będzie miała zastosowanie do każdej pozycji wygenerowanej w dokumencie wzorca, dla których nie zdefiniowano opisu indywidualnego. Istnieje możliwość wprowadzenia opisu przy każdej pozycji wzorca (opcja przydatna np. we wzorcu księgowania listy płac), wówczas nie będzie wykorzystywany opis z nagłówka.

3. Po kliknięciu w przycisk Zamknij wzorzec zostanie dodany do listy wzorców pozycji dokumentów (3).

2) Z poziomu Kartoteki Dokumenty w oknie dekretu dokumentu za pomocą opcji Dodaj pozycję wg wzorca lub klawisza F10.

lub

Po kliknięciu opcji Dodaj pozycję wg wzorca lub wybraniu na klawiaturze F10 wyświetli się okno wzorców pozycji, aby dodać nowy wzorzec należy kliknąć w przycisk Nowy. Wówczas pojawi się okno edycji wzorca. Należy uzupełnić pole Nazwa wzorca, Opis pozycji (1). Następnie za pomocą przycisku Nowy (2) uzupełnić potrzebne pola dot. dekretacji (3). Po uzupełnieniu pól należy zatwierdzić dane przyciskiem Zatwierdź. Chcąc dodać kolejną pozycję do wzorca należy kliknąć przycisk Nowy. Przycisk Zamknij spowoduje zamknięcie okna edycji i zapisanie wzorca pozycji dokumentu na liście.

Aby wykorzystać dodany wzorzec należy w oknie danych dekretów kliknąć przycisk F10 lub rozwinąć strzałkę znajdują się obok przycisku Nowy – Dodaj pozycję wg wzorca. W kolejnym kroku należy podświetlić określony wzorzec i kliknąć w przycisk Wybierz. Następnie w oknie wzorca pozycji uzupełnić pola: Opis pozycji, Data płatności (tylko wówczas, gdy w księgowaniu uczestniczą konta rozrachunkowe poszerzone o podziałkę klasyfikacji budżetowej), Data operacji gospodarczej. Jeżeli w pozycjach wzorca określono % wówczas w pole Kwota bazowa należy wpisać wartość z dokumentu źródłowego, a program automatycznie dokona obliczeń w poszczególnych wierszach. W przeciwnym razie należy manualnie uzupełnić kwoty dla poszczególnych pozycji.

Aby powrócić do okna dekretu z jednoczesnym księgowaniem należy kliknąć w przycisk Stwórz pozycję.

• wzorzec pozycji dokumentu