FAQ – dla administratora systemu

10 grudnia 2020

1. Czy administrator może zmieniać hasła użytkownika?

2. Użytkownik posiada 2 adresy mailowe 1 dla LKZ 1 dla LEX – po zalogowaniu się adresu dla LEX nie widzi LKZ.

3.Usuwanie użytkownika z systemu

4.Jak dodać użytkownika?

5.Jak zmienić niepoprawnie dodany adres mailowy

6. Filtrowanie użytkowników ze względu na rolę pełnioną w systemie

7. Import/export listy użytkowników

8. Użytkownik nie ma możliwości wykonania akcji w systemie – np. widzi ankiety ale nie może ich dodać

9. Użytkownik nie widzi modułu w systemie

10. Użytkownik zapomniał loginu

11. Użytkownik zapomniał hasła

12. Dodawanie użytkowników do licencji

13. Usuwanie użytkowników z licencji

14. Wygasł link aktywacyjny z Serwisu Logowania

15. Użytkownik nie otrzymuje powiadomień mailowych

16. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

17. Użytkownik po zalogowaniu się do systemu widzi błąd autentykacji

18. Modyfikacja uprawnień

1. Czy administrator może zmieniać hasła użytkownika?

Administrator nie może zmienić hasła użytkownika. Użytkownik może dokonać tej operacji samodzielnie

– patrz 7. Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

2. Użytkownik posiada 2 adresy mailowe 1 dla PM 1 dla LEX – po zalogowaniu się adresu dla LEX nie widzi PM.

Jeżeli user podał inny mail do rejestracji w LKZ niż wcześniej używany powinien na ten adres otrzymać powiadomienia mailowe umożliwiające dokończenie rejestracji.

– patrz

16. Użytkownik nie otrzymuje powiadomień mailowych

lub

17. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

Jeżeli user chce mieć na jednym adresie email dostęp do innego produktu WK oraz do systemu LKZ.

– patrz

16. Użytkownik nie otrzymuje powiadomień mailowych

lub

17. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

Jeżeli user podał błędny adres email

– patrz

17. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

3.Usuwanie użytkownika z systemu

– patrz

13. Usuwanie użytkowników z licencji

4.Jak dodać użytkownika?

– patrz 9. Dodawanie użytkowników do licencji

5.Jak zmienić niepoprawnie dodany adres mailowy

– patrz

17. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

6. Filtrowanie użytkowników ze względu na rolę pełnioną w systemie

Uwaga, poniższe akcje może wykonać wyłącznie użytkownik z uprawnieniami administratora.

W systemie LKZ należy przejść przez Zarządzanie>Użytkownicy>Filtrowanie zaawansowane.

Następnie w formularzu należy zaznaczyć Tak w polach obok wskazanych ról i kliknąć Szukaj. W ten sposób otrzymujemy zestawienie użytkowników pełniących wybrane role.

7. Import/export listy użytkowników

Uwaga, poniższe akcje może wykonać wyłącznie użytkownik z uprawnieniami administratora.

Administrator systemu w ramach zarządzania użytkownikami może eksportować i importować listy użytkowników oraz edytować profil konkretnego użytkownika a także nadawać uprawnienia.

Eksport/import listy użytkowników:

Po zalogowaniu się do systemu należy wybrać zakładkę Zarządzanie a następnie kliknąć na przycisk Użytkownicy.
Aby wyeksportować listę użytkowników do pliku w formacie .xlsx należy wybrać użytkowników mających się w niej znaleźć. Można dokonać tego na dwa sposoby.
1. W przypadku, gdy chcemy wyeksportować tylko wybranych użytkowników zaznaczamy checkboxy obok nich a następnie wybieramy przycisk Eksport do xlsx.
2. W przypadku, gdy chcemy wyeksportować wszystkich użytkowników klikamy na pierwszy w kolejności checkbox znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli. Następnie wybieramy przycisk Eksport do xlsx.
Import listy użytkowników może odbyć się na dwa sposoby, aby przejść do menu importu klikamy na przycisk Zaimportuj.
1. Pierwszym sposobem jest wygenerowanie pustego szablonu importu, do którego można wprowadzić dane użytkowników systemu. W tym celu wybieramy przycisk export znajdujący się obok opcji Wyeksportuj pusty szablon importu.
2. W ramach drugiego sposobu możliwe jest wygenerowanie szablonu importu zawierającego dane użytkowników istniejących już w systemie i dodanie do niego nowych użytkowników. W tym celu wybieramy przycisk export znajdujący się obok opcji Wyeksportuj wypełniony danymi szablon importu.
Pliki wygenerowane w ramach kroków opisanych w pkt. 3 można zaimportować poprzez wskazanie odpowiedniego pliku na dysku komputera. W tym celu wybieramy przycisk Wybierz plik w menu importu.

8. Użytkownik nie ma możliwości wykonania akcji w systemie – np. widzi ankiety ale nie może ich dodać

Użytkownik najprawdopodobniej nie posiada uprawnień do dokonania tej akcji w systemie, administrator może zmienić poziom posiadanych uprawnień.

–patrz

18. Modyfikacja uprawnień

9. Użytkownik nie widzi modułu w systemie

Wymagane jest zweryfikowanie przez administratora systemu, czy użytkownik posiada odpowiedni poziom uprawnień.

– patrz

18. Modyfikacja uprawnień

10. Użytkownik zapomniał loginu

Loginem użytkownika jest podany podczas rejestracji adres e-mail. Zaleca się aby użytkownicy systemu LKZ posiadali imienne adresy e-mail.

Sprawdzenie adresu mailowego jest możliwe jedynie przez użytkownika z uprawnieniami administratora w 2 miejscach:

w systemie LKZ – moduł Zarządzanie>Użytkownicy
w panelu administratora – przycisk Użytkownicy.

11. Użytkownik zapomniał hasła

Co należy ustalić:

Czy użytkownik używa hasła, którym loguje się na swojego maila czy używa hasła, które utworzył podczas rejestracji w serwisie logowania WK?

Jeśli używa hasła do maila należy wskazać na konieczność użycia hasła ustawionego podczas rejestracji w serwisie logowania WK. Jeśli hasło do serwisu logowania nie jest znane należy je zresetować – patrz Co zrobić w przypadku gdy użytkownik zapomni hasła?

Czy użytkownik wcześniej miał dostęp do innego produktu WK a jeżeli tak to czy do rejestracji w systemie LKZ podał używany wcześniej do logowania adres email?
- Jeżeli user podał inny mail do rejestracji w LKZ niż wcześniej używany powinien na ten adres otrzymać powiadomienia mailowe umożliwiające dokończenie rejestracji.

– patrz

17. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

lub

14.Wygasł link aktywacyjny z Serwisu Logowania

Jeżeli user chce mieć na jednym adresie email dostęp do innego produktu WK oraz do systemu LKZ.

– patrz

12. Dodawanie użytkowników do licencji

W pierwszej kolejności problem może naprawić administrator systemu po stronie klienta.

Po zalogowaniu w serwisie logowania Borg na kafelku LKZ klikamy przycisk Zarządzanie pakietami;
W panelu Serwis logowania – Administracja klikamy na kafelek licencji, do której chcemy dodać nowego użytkownika.
Następnie w prawym górnym rogu klikamy niebieski przycisk Dodaj użytkowników do licencji.
Podajemy adres e-mail użytkownika (adres ten będzie loginem użytkownika w systemie) i klikamy Dodaj do licencji. Możemy teraz analogicznie dodać kolejne adresy email lub wybrać przycisk Dalej, w prawym górnym rogu, aby kontynuować.

Uwaga: Adres email użytkownika musi obsługiwać wiadomości zewnętrzne (wysyłane z domeny wolterskluwer.pl) – konieczne do rejestracji, odzyskiwania hasła oraz alertów systemowych.

Upewniamy się, że jest zaznaczony checkbox przy polu Wyślij powiadomienia email o dodaniu do licencji i klikamy Zakończ w prawym górnym rogu.

Teraz dodani użytkownicy otrzymają wiadomości email z prośba o rejestrację (dla nowych użytkowników oprogramowania WK), lub informację o dodaniu nowego oprogramowania w serwisie logowania (dla obecnych użytkowników oprogramowania WK). W przypadku posiadania licencji wieloproduktowej – systemu LKZ oraz systemu LKZ Premium, użytkowników należy przypisać do obu licencji.

Po wykonaniu powyższych czynności Administrator przechodzi do systemu LKZ, gdzie w zakładce Zarządzanie w podkategorii Użytkownicy należy dodanym użytkownikom nadać prawa dla wybranego działu i stanowiska, nadać uprawnienia oraz przypisać ewentualne funkcje w systemie.

13. Usuwanie użytkowników z licencji

W pierwszej kolejności problem może naprawić administrator systemu po stronie klienta.

Po zalogowaniu się w serwisie logowania Borg na kafelku LKZ klikamy przycisk Zarządzanie pakietami (koło zębate).
W panelu Serwis logowania – Administracja klikamy na kafelek licencji, z której chcemy usunąć użytkownika.
Następnie powyżej na środku klikamy na czerwony przycisk Usuń użytkowników z licencji.
Podajemy adres e-mail użytkownika (adres ten będzie loginem użytkownika w systemie) i klikamy Usuń z licencji. Możemy teraz analogicznie dodać kolejne adresy email lub wybrać przycisk dalej, w prawym górnym rogu, aby kontynuować.
W kolejnym oknie zaznaczamy checkbox obok licencji, z której chcemy usunąć użytkownika i wybieramy przycisk Dalej.
Upewniamy się, że jest zaznaczony checkbox przy polu Wyślij powiadomienia email o usunięciu z licencji i klikamy Zakończ w prawym górnym rogu.
Po wykonaniu operacji należy wybrać przycisk Zakończ, aby przejść do okna Serwis logowania – Adniminstracja.

14. Wygasł link aktywacyjny z Serwisu Logowania

Rozwiązanie – do wykonania przez administratora systemu:

Po zalogowaniu się w serwisie logowania WK należy kliknąć na ikonę koła zębatego w kafelku systemu LKZ.

Następnie w serwisie logowania należy wybrać przycisk Użytkownicy;

Wyszukiwanie użytkownika może odbyć się na trzy sposoby. Poprzez wpisanie adresu mailowego w polu Wyszukaj użytkowników, poprzez wybór użytkownika z listy lub kliknięcie przycisku Status i wybór niezarejestrowany.

Zaleca się sprawdzenie czy adres mailowy użytkownika nie zawiera błędów, np. literówek;
Po najechaniu kursorem na użytkownika ze statusem niezarejestrowany po prawej stronie pojawi się ikona koła zębatego po kliknięciu w nią z menu kontekstowego należy wybrać Ponów mail rejestracyjny;
W efekcie użytkownik powinien otrzymać dwie wiadomości:
1. powiadomienie o nadaniu dostępu
2. wiadomość z linkiem do strony internetowej gdzie będzie można dokończyć rejestrację.

15. Użytkownik nie otrzymuje powiadomień mailowych

Brak powiadomień z systemu LKZ – możliwe przyczyny:

użytkownik nie został wskazany jako adresat wiadomości, zadania bądź innej akcji w systemie;

w przypadku wysyłki ankiety do odbiorcy zewnętrznego – błędnie wprowadzony adres tego odbiorcy. Odbiorca zewnętrzny, to osoba niemająca dostępu do systemu LKZ, która otrzymała link do wypełnienia ankiety. Przykład: interesant, który udostępnił adres mailowy otrzymał link z ankietą satysfakcji z obsługi w Urzędzie;

konfiguracja skrzynki pocztowej użytkownika powoduje, że powiadomienia trafiają do folderu SPAM bądź podobnego – zalecana weryfikacja przez IT po stronie klienta;

konfiguracja serwera pocztowego bądź zabezpieczenia sieci klienta uniemożliwiają dostarczanie powiadomień mailowych z LKZ – zalecana weryfikacja przez IT po stronie klienta.

16. Nie przyszedł mail aktywacyjny z Serwisu Logowania WK/ nie przyszły linki aktywacyjne

W pierwszej kolejności problem może naprawić administrator systemu po stronie klienta. Z poziomu panelu administracyjnego osoba ta ma możliwość ponownego wysłania powyższych wiadomości.

Możliwe przyczyny:

użytkownik nie został dodany do licencji produktu

Rozwiązanie – do wykonania przez administratora:

Po zalogowaniu się w serwisie logowania WK należy kliknąć na ikonę koła zębatego w kafelku systemu LKZ.

Następnie w serwisie logowania należy wybrać przycisk Użytkownicy;

Wyszukiwanie użytkownika może odbyć się na dwa sposoby. Poprzez wpisanie adresu mailowego w polu Wyszukaj użytkowników lub poprzez wybór z listy.

Zaleca się sprawdzenie czy adres mailowy użytkownika nie zawiera błędów, np. literówek;
Jeżeli adres mailowy zawiera błędy należy go wybrać z listy a następnie zmienić status licencji na zablokowana;
Następnie należy wybrać przyciski Pulpit>Dodaj użytkowników do licencji i wprowadzić poprawny mail użytkownika.

do licencji systemu został dodany błędny mail użytkownika

– patrz

13. Usuwanie użytkowników z licencji

Po usunięciu błędnego adresu email z licencji należy dodać poprawny adres użytkownika.

– patrz

12. Dodawanie użytkowników do licencji

nie przyszły linki aktywacyjne

Rozwiązanie – do wykonania przez administratora:

Po zalogowaniu się w serwisie logowania WK należy kliknąć na ikonę koła zębatego w kafelku systemu LKZ.

Następnie w serwisie logowania należy wybrać przycisk Użytkownicy;

Wyszukiwanie użytkownika może odbyć się na trzy sposoby. Poprzez wpisanie adresu mailowego w polu Wyszukaj użytkowników, poprzez wybór użytkownika z listy lub kliknięcie przycisku Status i wybór niezarejestrowany.

Zaleca się sprawdzenie czy adres mailowy użytkownika nie zawiera błędów, np. literówek;
Po najechaniu kursorem na użytkownika ze statusem niezarejestrowany po prawej stronie pojawi się ikona koła zębatego po kliknięciu w nią z menu kontekstowego należy wybrać Ponów mail rejestracyjny;
W efekcie użytkownik powinien otrzymać dwie wiadomości:
1. powiadomienie o nadaniu dostępu
2. wiadomość z linkiem do strony internetowej gdzie będzie można dokończyć rejestrację.

konfiguracja skrzynki pocztowej użytkownika powoduje, że powiadomienia trafiają do folderu SPAM bądź podobnego – zalecana weryfikacja przez IT po stronie klienta;

konfiguracja serwera pocztowego bądź zabezpieczenia sieci klienta uniemożliwiają dostarczanie powiadomień mailowych z serwisu logowania WK – zalecana weryfikacja przez IT po stronie klienta.

17. Użytkownik po zalogowaniu się do systemu widzi błąd autentykacji

Błąd może wystąpić w 3 przypadkach:

użytkownik został dopisany do licencji produktu lecz potrzeba czasu na synchronizację danych. W tym wypadku należy odczekać 15-30 min. i spróbować zalogować się ponownie.
użytkownik nie został dopisany do licencji produktu lub nie został przypisany w ramach modułu Struktura organizacyjna w systemie LKZ. W tym wypadku administrator musi wykonać działania opisane w Dodawanie użytkowników do licencji
występują problemu po stronie przeglądarki użytkownika. Zaleca się wyczyszczenie historii przeglądarki łącznie z ciasteczkami a następnie ponowne zalogowanie się do systemu.

18. Modyfikacja uprawnień

W pierwszej kolejności problem może naprawić administrator systemu po stronie klienta. Może on dokonywać zmian w zakresie uprawnień poprzez matrycę uprawnień dostępną dla tylko dla niego w systemie LKZ

Aby przejść do matrycy uprawnień należy:

Wejść w moduł Zarządzanie;
Wybrać użytkownika, którego uprawnienia chcemy zmodyfikować;
W widoku Użytkownika zaznaczamy jego jednostkę a następnie wybieramy przycisk Zmień prawa;
W następnym widoku klikamy zakładkę Uprawnienia;
Zaznaczmy pola z uprawnieniami, które chcemy nadać użytkownikowi;
Przewijamy na sam dół strony i klikamy Zapisz;