Jak rozliczyć dyżur wakacyjny w jednostce wakacyjnej?

18 maja 2023

W przypadku gdy dyżur wakacyjny chcemy rozliczać osobno nie mieszając naliczeń z naliczeniami całorocznymi, można w aplikacji utworzyć nową jednostkę Dyżur Wakacyjny.

1. W jednostce głównej w zakładce Ustawienia >> dni wolne wskazujemy dni wolne w lipcu i sierpniu. Dzięki temu nie będzie potrzeby zmiany ustawień opłaty.



2. Na koniec czerwca w jednostce głównej WSZYSTKIM dzieciom wykonujemy rozliczenie końcowe. Ewentualne odpisy z czerwca przeksięgują się na wrzesień dla dzieci kontynuujących natomiast dla dzieci, które odchodzą wykonujemy zwrot nadpłaty.
3. W zakładce Kartoteki >> Jednostki poprzez przycisk NOWY dodajemy nową jednostkę, którą można nazwa np. Dyżur wakacyjny. Ważną opcją jest zaznaczenie znacznika Dyżur wakacyjny aby móc swobodnie przenosić dzieci pomiędzy jednostkami.





4. W nowej jednostce wszystkie dane wprowadzamy na nowo. Grupy, dzieci, opłaty oraz konfigurację z czytnikiem jeżeli korzystamy z urządzenia rejestrującego.
5. Dzieci z naszego przedszkola, które przychodzą na dyżur można skopiować z jednostki macierzystej poprzez zaznaczenie dziecka/dzieci i kliknięciu przycisku Kopiuj do jednostki. W jednostce wakacyjnej pojawi się to samo dziecko jako „duplikat”.
   

6. W przypadku, gdy na dyżur przychodzą dzieci z obcych przedszkoli należy w zakładce Kartoteki >> Grupy dodać nową grupę o np. nazwie Dyżur 2023 dzieci z innego przedszkola.
   Jeżeli w naszym przedszkolu nie wszystkie dzieci uczęszczają na dyżur można stworzyć grupę dzieci o np. nazwie Dyżur 2023 dzieci z naszego przedszkola i skopiować tylko dzieci, które zostały na zapisane na dyżur.



7. W zakładce Ustawienia >> Rodzaje opłat należy stworzyć opłaty zgodne z terminem dyżuru wakacyjnego. Następnie opłaty przypisać do dzieci. Proszę pamiętać, że opłaty na wakacjach są liczone bardzo podobnie jak w całym roku szkolnym dlatego ustawiania robimy podobne do tych, które są w jednostce macierzystej.
8. Dla dzieci, które nie uczęszczają na cały dyżur wakacyjny, należy w zakładce Rozrachunki >> Przypisy, ustawić odpowiednio Nieaktywność przypisu na dni, w których opłata ma się nie naliczać.





9. Dodatkowo jeżeli na dyżurze ma funkcjonować czytnik to w zakładce Ewidencja czasu >> Konfiguracja opłat należy dodać konfigurację opłat tak aby odbicia z czytnika trafiały na jednostkę wakacyjną.
10. Należy pamiętać aby do jednostki wakacyjnej przepisać kartę dziecka z jednostki macierzystej. Opis w instrukcji POMOC >> INSTRUKCJE >> Przeniesienie kart do jednostki wakacyjnej w obrębie jednego przedszkola.
11. Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków, w zakładce Rozrachunki >> Rozliczenia możemy dokonać naliczenia w odpowiednim miesiącu dyżuru wakacyjnego zgodnego z ustawieniami.
12. UWAGA!
    Jeżeli wpłaty na dyżur wakacyjny są przyjmowane w maju, Naliczenie musi zostać wykonane w miesiącu dyżuru wakacyjnego. Na to naliczenie wprowadzamy wpłatę z majową datą płatności.

    Przykład:
    Dyżur w lipcu i sierpniu, naliczamy już lipiec i sierpień dziecku, które będzie uczęszczało w wakacje i na to naliczenie wprowadzamy wpłatę z datą majową.
    
    Dzięki temu, na wydrukach wykazywana będzie nadpłata, która wyreguluje się w wydrukach wakacyjnych.

13. Każdy miesiąc naliczeń wakacyjnych kończymy rozliczeniem końcowym. Tak aby mieć informację o ewentualnych odpisach.
14. Jeżeli prowadzimy jednostkę wakacyjną proszę pamiętać, że naliczenia wakacyjne pozostają w tej jednostce i nie są możliwe do przeniesienia na jednostkę główną.
15. Na koniec dyżuru również wykonujemy rozliczenie końcowe i wszelkie nadpłaty należy zwrócić rodzicom, jako rozliczenie z dyżuru wakacyjnego.
16. Po zakończeniu dyżuru ponownie przenosimy karty z jednostki wakacyjnej do jednostki głównej.

• iPrzedszkole