LEX Cloud – Udostępnianie katalogów

Udostępnianie katalogów w usłudze LEX Cloud, to funkcjonalność pozwalająca na nadawanie dostępu do katalogów innym użytkownikom LEX. Dzięki temu rozwiązaniu Użytkownicy mogą zarządzać dostępem do wybranych katalogów w Aktówce poprzez wskazanie innych użytkowników i nadanie im odpowiednich uprawnień.

Aby korzystać z Udostępniania, Użytkownicy (zarówno ci, którzy udostępniają katalogi jak i ci, którym one są udostępniane) muszą mieć dostęp do usługi LEX Cloud. W trakcie pracy Użytkownicy identyfikują się adresami e-mail wykorzystywanymi przy logowaniu do LEX.

 

Zasady działania Udostępniania

  1. Przedmiotem Udostępniania jest katalog wraz z jego zawartością.
  2. Uprawnienia nadaje się na poziomie katalogów.
  3. Uprawnienia do katalogu są powiązane z poszczególnymi Użytkownikami. Dzięki temu różne osoby mogą mieć różny poziom uprawnień do tego samego katalogu.
  4. Jeżeli w udostępnionym katalogu zostanie założony inny katalog (podkatalog) wówczas odziedziczy on uprawnienia z katalogu nadrzędnego (to działanie domyślne).
  5. W przypadku pkt 4 można na poziomie podkatalogu modyfikować listę osób uprawnionych.
  6. Obiekty (np. notatki, pliki …) usuwane z katalogu udostępnionego trafią do kosza właściciela katalogu udostępnionego (tego kto udostępnił).

 

Udostępnianie katalogów

Funkcjonalność jest uruchamiana przy pomocy ikony Udostępnij na pasku narzędzi. Ikona staje się aktywna, jeżeli zaznaczony zostanie katalog który ma być udostępniony.

 

 

Z poziomu Aktówki widoczne są również dodatkowe elementy po lewej stronie takie jak:

Katalog Udostępnione dla mnie: To miejsce pozwalające na szybkie dotarcie do listy katalogów udostępnionych dla mnie przez innych użytkowników.

Katalog Udostępnione innym: To miejsce pozwalające na szybkie dotarcie do listy katalogów, które dany użytkownik udostępnia innym użytkownikom.

W przypadku katalogów udostępnionych innym, są one wyróżnione specjalnym oznaczeniem graficznym.

Cały proces krok po kroku prezentuje się następująco:

  1. Należy zaznaczyć katalog, który ma być udostępniony innemu/innym użytkownikom i kliknąć w ikonę „Udostępnij”.
  2. W okienku udostępniania należy wpisać email Użytkownika, któremu ma być udostępniony katalog (może to być lista, rozdzielona średnikiem – „ ; ” przecinkiem -„ , ” lub klawiszem „spacja”). Uwaga: Użytkownik, który ma zyskać dostęp do katalogu, także musi mieć dostęp do tej funkcjonalności, w przeciwnym razie będzie to bezskuteczne.

  1. Należy wybrać poziom uprawnień. W zależności od potrzeb może to być pełny zakres uprawnień (Zapis i odczyt) albo ograniczony (Tylko do odczytu).
  2. Na końcu należy kliknąć na przycisk Zapisz. W prawym dolnym rogu pojawi się informacja o powodzeniu lub niepowodzeniu operacji.

 

Poziomy uprawnień

Udostępnianie katalogów może się odbywać z wykorzystaniem dwóch poziomów uprawnień. Sterowanie poziomem uprawnień odbywa się w chwili nadawania dostępu. Każdy z poziomów uprawnień jest reprezentowany przez odpowiednie oznaczenie graficzne przy katalogu.

Tylko do odczytu – użytkownicy, którym nadano dostęp do katalogu w tym zakresie uprawnień mają możliwość sięgania do zbiorów umieszczonych w katalogu ale nie mogą do tego katalogu ani dodawać nowych obiektów ani usuwać już istniejących. Ikona kłódki przy katalogu informuje, że obiekt ma poziom uprawnień „Tylko do odczytu”. Jest to minimalny zakres uprawnień upoważniający wyłącznie do korzystania z zasobów katalogu bez możliwości jego modyfikacji. Wewnątrz tego katalogu wszystkie inne obiekty mają również oznaczenie w postaci opisu „ Tylko do odczytu”.

Odczyt i zapis – ten poziom uprawnień nadaje użytkownikowi prawo do modyfikacji zawartości katalogu. Ikona długopisu (pióra) informuje, że obiekt i jego zawartość ma poziom uprawnień „Odczyt i zapis”. Jest to optymalny zakres uprawnień upoważniający do modyfikacji zbiorów w udostępnionym katalogu (dodawanie / usuwanie / edytowanie ). Wewnątrz tego katalogu wszystkie obiekty mają również oznaczenie w postaci opisu „Odczyt i zapis”.