Wysyłanie deklaracji przez Internet

Deklaracje, informacje i zeznania podatkowe opracowane w Excelu można wysyłać do urzędu skarbowego Internetem bezpośrednio do systemu e-Deklaracje. Deklaracje elektroniczne wysyłane są w postaci pliku XML. Przesyłanie formularzy w formie załącznika w poczcie e-mail jest nieprawidłowe, dlatego też nie jest akceptowane przez urzędy skarbowe.

Certyfikaty SSL

Bezpośrednia wysyłka zeznania lub deklaracji podatkowej w Excelu i odbiór informacji z systemu e-Deklaracje nie wymaga instalowania dodatkowych certyfikatów SSL gdyż systemy Windows 7 i nowsze są w nie wyposażone. Certyfikat SSL używany jest dla pełnego zabezpieczenia przepływu danych pomiędzy użytkownikiem a serwerem oraz uwierzytelnienia właściciela i domeny. Do komunikacji z systemem e-Deklaracje wymagany jest protokół TLS 1.2.

Windows XP oraz Vista nie obsługują protokołu TLS 1.2.

Wysyłka do systemu e-Deklaracje

Wysyłka do systemu e-Deklaracje uruchamiana jest poprzez specjalne makro.

Wzory deklaracji, informacji i zeznań podatkowych opracowanych w Excelu umożliwiają bezpośrednią wysyłkę do systemu e-Deklaracje bądź samo wygenerowanie deklaracji w postaci pliku xml. Wygenerowaną deklarację w postaci pliku xml. można później wysłać przy użyciu innego oprogramowania współpracującego z systemem e-Deklaracje.

Formularz przed wysyłką do systemu e-Deklaracje można wysłać do bramki testowej i sprawdzić jego poprawność.

Podpisywanie zeznań i deklaracji

Wysyłane zeznania i deklaracje podpisuje się:

– podpisem cyfrowym. Do podpisu deklaracji podatkowej podpisem cyfrowym potrzebne jest dodatkowe oprogramowanie (patrz punkt 4)

– danymi autoryzującymi. W tym przypadku wpisuje się przychód z zeznania sprzed dwóch lat. Oznacza to, że w przypadku dokumentów podpisywanych danymi autoryzacyjnymi (podpisem elektronicznym nieweryfikowanym za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu) składanych w 2018 roku należy w sekcji „DANE AUTORYZUJĄCE” wpisać kwotę przychodu z zeznania lub rocznego obliczenia podatku za rok 2016. Jako kwotę przychodu za rok 2016 należy rozumieć, w przypadku:

PIT-28 – poz. 42
PIT-36 – poz. 86
PIT-36 – poz. 133 jeżeli podatnik występował jako małżonek
PIT-36L – poz. 13 lub 18
PIT-37 – poz. 64
PIT-37 – poz. 95 jeżeli podatnik występował jako małżonek
PIT-38 – poz. 24
PIT-39 – poz. 20
PIT-40A – poz. 53

W przypadku, kiedy podatnik za rok 2021 nie składał żadnego z w/w zeznań/rozliczeń w polu kwota przychodu za rok 2021 powinien wpisać wartość „0″.

Aplikacje do podpisu cyfrowego

Formularze podatkowe wymagające przy wysyłce do systemu e-Deklaracje podpisu cyfrowego współpracują z każdym oprogramowaniem zapewniającym konfigurację formatu podpisu zgodną z e-Deklaracje. Sposób konfiguracji podpisu Ministerstwo Finansów przedstawia w instrukcji, która znajduje się TUTAJ>>>

Sprawdzanie statusu wysyłki i pobieranie UPO

Wzory deklaracji, informacji i zeznań podatkowych opracowanych w Excelu umożliwiają sprawdzenie statusu wysyłki i pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Po wysłaniu danych w formacie XML z wypełnionej deklaracji, przypisany im zostaje unikalny numer referencyjny na podstawie, którego można sprawdzić status wysłanego dokumentu. Co ważne wysłanie dokumentu nie jest równoznaczne z jego złożeniem!

W przypadku pozytywnej weryfikacji (wyłącznie status „200” – „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”), podatnik może pobrać i wydrukować lub zapisać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) świadczące o poprawnym złożeniu deklaracji (podania).

Po wysłaniu deklaracji system weryfikuje dane identyfikacyjne wykazane w deklaracji z danymi zawartymi w systemie centralnym oraz sprawdza, czy deklaracja nie jest duplikatem, a także czy nie złożono wcześniej deklaracji za ten sam okres w wersji elektronicznej. W wyniku negatywnej weryfikacji system odrzuca przesłaną deklarację nadając jej odpowiedni status.

Kody błędów systemu e-Deklaracje

Podczas sprawdzania statusu i pobierania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) pojawiać będą się komunikaty pochodzące z systemu e-Deklaracje informujące o aktualnym statusie przetwarzania dokumentu. Komunikaty pogrupowane są w cztery kategorie:

Grupa komunikatów (statusy 100-199) dla dokumentów, które nie nadają się do przetworzenia (wadliwy komunikat SOAP) lub nastąpił krytyczny błąd serwera. Aktualnie wykorzystywane:

100 – Błędny komunikat SOAP
101 – Proszę o ponowne przesłanie dokumentu
102 – Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO

Grupa komunikatów (statusy 200 – 299) dla dokumentów poprawnych lub uwzględniających dodatkową interakcję. Aktualnie wykorzystywany:

200 – Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO
200 – Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO.

Grupa komunikatów (statusy 300 – 399) dla dokumentów w trakcie przetwarzania. Aktualnie wykorzystywane:

300 – Brak dokumentu
301 – Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
302 – Dokument wstępnie przetworzony, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
303 – Dokument w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu

Grupa komunikatów (statusy 400–499) dla dokumentów niepoprawnych ze względu na błędy strukturalne syntaktyki; kolejne statusy wskazują na powód odrzucenia. Aktualnie wykorzystywane:

400 – Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem
401 –Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd
402 – Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji
403 – Dokument z niepoprawnym podpisem
404 – Dokument z nieważnym certyfikatem
405 – Dokument z odwołanym certyfikatem
406 – Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą
407 – Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką
408 – Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie
409 – Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów
410 – Złożony dokument bez podpisu nie może być korektą
411 – Weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument z takim identyfikatorem podatkowym
412 – Weryfikacja negatywna – niezgodność danych autoryzujących z danymi w dokumencie (np. niezgodność NIP, numeru PESEL, daty urodzenia, nazwiska, pierwszego imienia)
413 – Dokument z certyfikatem bez wymaganych atrybutów
414 – Weryfikacja negatywna –błąd w danych autoryzujących (np. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP, numerze PESEL, kwocie przychodu)
415 – Zawartość załącznika niezgodna z deklarowaną listą plików
416 – Dla tego typu deklaracji załącznik binarny nie jest dozwolony
417 – Wniosek VAT – REF wymaga przynajmniej jednej z pozycji: VATRefundApplication lub ProRataRateAdjustment
418 – Dla złożonej deklaracji wymagane jest użycie podpisu kwalifikowanego
419 – Brak zaznaczenia celu złożenia formularza jako korekty deklaracji (zeznania) lub brak uzasadnienia przyczyny złożenia korekty deklaracji (zeznania)
420 – Użycie podpisu DaneAutoryzujaceVAP jest dozwolone jedynie dla dokumentu VAP-1
421 – Dokument VAP-1 można złożyć jedynie z użyciem podpisu DaneAutoryzujące VAP
422 – Weryfikacja negatywna – dokument złożony z użyciem danych autoryzujących może złożyć wyłącznie podatnik, będący osobą fizyczną
423 – Dokument może złożyć wyłącznie podmiot będący osobą fizyczną, niebędący pełnomocnikiem
424 – Nie podano numeru VAT dostawcy lub numeru faktury, a nie jest to faktura uproszczona
425 – Kod państwa członkowskiego identyfikacji dostawcy jest niezgodny z kodem
państwa, do którego kierowany jest wniosek
460 – Nieprawidłowa struktura NIP
461 – Nieprawidłowa struktura Numeru identyfikacyjnego VAT lub go brak
462 – Nieprawidłowa struktura Numeru IBAN
463 – Nieprawidłowa struktura Kodu BIC
464 – W przypadku wyrejestrowania należy wybrać Cel złożenia równy 2
465 -W przypadku zmiany państwa członkowskiego identyfikacji konieczne jest podanie jej szczegółów
466 – Nieprawidłowe podsumowanie kwot
467 – Kod państwa członkowskiego konsumpcji nie może być taki jak kod państwa stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.