Wysyłanie deklaracji przez Internet

 

Deklaracje, informacje i zeznania podatkowe opracowane w Excelu można wysyłać do urzędu skarbowego bezpośrednio do systemu e-Deklaracje.

Deklaracje elektroniczne wysyłane są w postaci pliku XML. Przesyłanie formularzy w formie załącznika e-mail jest nieprawidłowe, dlatego też nie jest akceptowane przez urzędy skarbowe.

1. Certyfikaty SSL

Bezpośrednia wysyłka zeznania lub deklaracji podatkowej w Excelu i odbiór informacji z systemu e-Deklaracje nie wymaga instalowania dodatkowych certyfikatów SSL gdyż systemy Windows XP i nowsze są w nie wyposażone. Certyfikat SSL używany jest dla pełnego zabezpieczenia przepływu danych pomiędzy użytkownikiem a serwerem oraz uwierzytelnienia właściciela i domeny.

W przypadku braku możliwości połączenia z systemem Ministerstwa Finansów należy pobrać i zainstalować aktualne dane certyfikatu EV SSL serwera systemu e-Deklaracje, które są do pobrania TUTAJ.

2. Wysyłka do systemu e-Deklaracje

Wysyłka do systemu e-Deklaracje uruchamiana jest poprzez specjalne makro.

Wzory deklaracji, informacji i zeznań podatkowych opracowanych w Excelu umożliwiają bezpośrednią wysyłkę do systemu e-Deklaracje bądź samo wygenerowanie deklaracji w postaci pliku .xml. Wygenerowaną deklarację w postaci pliku .xml można później wysłać przy użyciu innego oprogramowania współpracującego z systemem e-Deklaracje.

Formularz przed wysyłką do systemu e-Deklaracje można wysłać do bramki testowej i sprawdzić jego poprawność.

3. Podpisywanie zeznań i deklaracji

Wysyłane zeznania i deklaracje podpisuje się:

– podpisem cyfrowym. Do podpisu deklaracji podatkowej podpisem cyfrowym potrzebne jest dodatkowe oprogramowanie (patrz punkt 4)

– danymi autoryzującymi. W tym przypadku wpisuje się przychód z zeznania sprzed dwóch lat. Oznacza to, że w przypadku dokumentów podpisywanych danymi autoryzacyjnymi (podpisem elektronicznym nieweryfikowanym za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu) składanych w 2018 roku należy w sekcji „DANE AUTORYZUJĄCE” wpisać kwotę przychodu z zeznania lub rocznego obliczenia podatku za rok 2016. Jako kwotę przychodu za rok 2016 należy rozumieć, w przypadku:

• PIT-28(19) – poz. 45
• PIT-36(23) poz. 90 albo poz. 141, jeżeli w zeznaniu za poprzedni rok podatnik występował, jako małżonek
• PIT-36L(12) – poz. 13 lub poz. 18
• PIT-37(23) – poz. 64 albo poz. 95 jeżeli w zeznaniu za poprzedni rok podatnik występował, jako małżonek
• PIT-38(11) – poz. 24
• PIT-39(7) – poz. 20
• PIT-40(22) – poz. 57
• PIT-40A(18) – poz. 38.

W przypadku, kiedy podatnik za rok poprzedni nie składał żadnego z ww. zeznań/rozliczeń w polu kwota przychodu za rok poprzedni powinien wpisać wartość „0” (zero).

4. Aplikacje do podpisu cyfrowego

Formularze podatkowe wymagające przy wysyłce do systemu e-Deklaracje podpisu cyfrowego współpracują z każdym oprogramowaniem zapewniającym konfigurację formatu podpisu zgodną z systemem e-Deklaracje. Sposób konfiguracji podpisu Ministerstwo Finansów przedstawia w instrukcji, która znajduje się TUTAJ>>>

5. Sprawdzanie statusu wysyłki i pobieranie UPO

Wzory deklaracji, informacji i zeznań podatkowych opracowanych w Excelu umożliwiają sprawdzenie statusu wysyłki i pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Po wysłaniu danych w formacie XML z wypełnionej deklaracji, przypisany im zostaje unikalny numer referencyjny na podstawie, którego można sprawdzić status wysłanego dokumentu.

Uwaga: Wysłanie dokumentu nie jest równoznaczne z jego złożeniem!

W przypadku pozytywnej weryfikacji (wyłącznie status „200” – „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”), podatnik może pobrać i wydrukować lub zapisać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) świadczące o poprawnym złożeniu deklaracji (podania).

Po wysłaniu deklaracji system weryfikuje dane identyfikacyjne wykazane w deklaracji z danymi zawartymi w systemie centralnym oraz sprawdza, czy deklaracja nie jest duplikatem, a także czy nie złożono wcześniej deklaracji za ten sam okres w wersji elektronicznej. W wyniku negatywnej weryfikacji system odrzuca przesłaną deklarację, nadając jej odpowiedni status.

6. Kody błędów systemu e-Deklaracje

Podczas sprawdzania statusu i pobierania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) pojawiać będą się komunikaty pochodzące z systemu e-Deklaracje informujące o aktualnym statusie przetwarzania dokumentu. Komunikaty pogrupowane są w kategorie jak niżej:

• Grupa komunikatów (statusy 100-199) dla dokumentów, które nie nadają się do przetworzenia (wadliwy komunikat SOAP) lub nastąpił krytyczny błąd serwera. Aktualnie wykorzystywane:
  • 100 – Błędny komunikat SOAP
  • 101 – Proszę o ponowne przesłanie dokumentu
  • 102 – Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO
• Grupa komunikatów (statusy 200-299) dla dokumentów poprawnych lub uwzględniających dodatkową interakcję. Aktualnie wykorzystywany:
  • 200 – Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO
  • 200 – Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO.
• Grupa komunikatów (statusy 300-399) dla dokumentów w trakcie przetwarzania. Aktualnie wykorzystywane:
  • 300 – Brak dokumentu
  • 301 – Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
  • 302 – Dokument wstępnie przetworzony, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
  • 303 – Dokument w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
• Grupa komunikatów (statusy 400-499) dla dokumentów niepoprawnych ze względu na błędy strukturalne syntaktyki; kolejne statusy wskazują na powód odrzucenia. Aktualnie wykorzystywane:
  • 400 – Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem
  • 401 –Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd
  • 402 – Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji
  • 403 – Dokument z niepoprawnym podpisem
  • 404 – Dokument z nieważnym certyfikatem
  • 405 – Dokument z odwołanym certyfikatem
  • 406 – Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą
  • 407 – Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką
  • 408 – Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie
  • 409 – Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów
  • 410 – Złożony dokument bez podpisu nie może być korektą
  • 411 – Weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument z takim identyfikatorem podatkowym
  • 412 – Weryfikacja negatywna – niezgodność danych autoryzujących z danymi w dokumencie (np. niezgodność NIP, numeru PESEL, daty urodzenia, nazwiska, pierwszego imienia)
  • 413 – Dokument z certyfikatem bez wymaganych atrybutów
  • 414 – Weryfikacja negatywna – błąd w danych autoryzujących (np. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP, numerze PESEL, kwocie przychodu)
  • 415 – Zawartość załącznika niezgodna z deklarowaną listą plików
  • 416 – Dla tego typu deklaracji załącznik binarny nie jest dozwolony
  • 417 – Wniosek VAT-REF wymaga przynajmniej jednej z pozycji: VATRefundApplication lub ProRataRateAdjustment
  • 418 – Dla złożonej deklaracji wymagane jest użycie podpisu kwalifikowanego
  • 419 – Brak zaznaczenia celu złożenia formularza jako korekty deklaracji (zeznania) lub brak uzasadnienia przyczyny złożenia korekty deklaracji (zeznania)
  • 420 – Użycie podpisu DaneAutoryzujaceVAP jest dozwolone jedynie dla dokumentu VAP-1
  • 421 – Dokument VAP-1 można złożyć jedynie z użyciem podpisu DaneAutoryzujące VAP
  • 422 – Weryfikacja negatywna – dokument złożony z użyciem danych autoryzujących może złożyć wyłącznie podatnik, będący osobą fizyczną
  • 423 – Dokument może złożyć wyłącznie podmiot będący osobą fizyczną, niebędący pełnomocnikiem
  • 424 – Nie podano numeru VAT dostawcy lub numeru faktury, a nie jest to faktura uproszczona
  • 425 – Kod państwa członkowskiego identyfikacji dostawcy jest niezgodny z kodem
  • państwa, do którego kierowany jest wniosek
  • 460 – Nieprawidłowa struktura NIP
  • 461 – Nieprawidłowa struktura Numeru identyfikacyjnego VAT lub go brak
  • 462 – Nieprawidłowa struktura Numeru IBAN
  • 463 – Nieprawidłowa struktura Kodu BIC
  • 464 – W przypadku wyrejestrowania należy wybrać Cel złożenia równy 2
  • 465 – W przypadku zmiany państwa członkowskiego identyfikacji konieczne jest podanie jej szczegółów
  • 466 – Nieprawidłowe podsumowanie kwot
  • 467 – Kod państwa członkowskiego konsumpcji nie może być taki jak kod państwa stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.