Wysyłanie deklaracji przez Internet
Deklaracje, informacje i zeznania podatkowe opracowane w Excelu można wysyłać do urzędu skarbowego bezpośrednio do systemu e-Deklaracje.
Deklaracje elektroniczne wysyłane są w postaci pliku XML. Przesyłanie formularzy w formie załącznika e-mail jest nieprawidłowe, dlatego też nie jest akceptowane przez urzędy skarbowe.
- Certyfikaty SSL
Bezpośrednia wysyłka zeznania lub deklaracji podatkowej w Excelu i odbiór informacji z systemu e-Deklaracje nie wymaga instalowania dodatkowych certyfikatów SSL gdyż systemy Windows XP i nowsze są w nie wyposażone. Certyfikat SSL używany jest dla pełnego zabezpieczenia przepływu danych pomiędzy użytkownikiem a serwerem oraz uwierzytelnienia właściciela i domeny.
W przypadku braku możliwości połączenia z systemem Ministerstwa Finansów należy pobrać i zainstalować aktualne dane certyfikatu EV SSL serwera systemu e-Deklaracje, które są do pobrania TUTAJ.
- Wysyłka do systemu e-Deklaracje
Wysyłka do systemu e-Deklaracje uruchamiana jest poprzez specjalne makro.

Wzory deklaracji, informacji i zeznań podatkowych opracowanych w Excelu umożliwiają bezpośrednią wysyłkę do systemu e-Deklaracje bądź samo wygenerowanie deklaracji w postaci pliku .xml. Wygenerowaną deklarację w postaci pliku .xml można później wysłać przy użyciu innego oprogramowania współpracującego z systemem e-Deklaracje.

Formularz przed wysyłką do systemu e-Deklaracje można wysłać do bramki testowej i sprawdzić jego poprawność.
- Podpisywanie zeznań i deklaracji
Wysyłane zeznania i deklaracje podpisuje się:
– podpisem cyfrowym. Do podpisu deklaracji podatkowej podpisem cyfrowym potrzebne jest dodatkowe oprogramowanie (patrz punkt 4)
– danymi autoryzującymi. W tym przypadku wpisuje się przychód z zeznania sprzed dwóch lat. Oznacza to, że w przypadku dokumentów podpisywanych danymi autoryzacyjnymi (podpisem elektronicznym nieweryfikowanym za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu) składanych w 2018 roku należy w sekcji „DANE AUTORYZUJĄCE” wpisać kwotę przychodu z zeznania lub rocznego obliczenia podatku za rok 2016. Jako kwotę przychodu za rok 2016 należy rozumieć, w przypadku:
- PIT-28(19) – poz. 45
- PIT-36(23) poz. 90 albo poz. 141, jeżeli w zeznaniu za poprzedni rok podatnik występował, jako małżonek
- PIT-36L(12) – poz. 13 lub poz. 18
- PIT-37(23) – poz. 64 albo poz. 95 jeżeli w zeznaniu za poprzedni rok podatnik występował, jako małżonek
- PIT-38(11) – poz. 24
- PIT-39(7) – poz. 20
- PIT-40(22) – poz. 57
- PIT-40A(18) – poz. 38.
W przypadku, kiedy podatnik za rok poprzedni nie składał żadnego z ww. zeznań/rozliczeń w polu kwota przychodu za rok poprzedni powinien wpisać wartość „0” (zero).
- Aplikacje do podpisu cyfrowego
Formularze podatkowe wymagające przy wysyłce do systemu e-Deklaracje podpisu cyfrowego współpracują z każdym oprogramowaniem zapewniającym konfigurację formatu podpisu zgodną z systemem e-Deklaracje. Sposób konfiguracji podpisu Ministerstwo Finansów przedstawia w instrukcji, która znajduje się TUTAJ>>>
- Sprawdzanie statusu wysyłki i pobieranie UPO
Wzory deklaracji, informacji i zeznań podatkowych opracowanych w Excelu umożliwiają sprawdzenie statusu wysyłki i pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Po wysłaniu danych w formacie XML z wypełnionej deklaracji, przypisany im zostaje unikalny numer referencyjny na podstawie, którego można sprawdzić status wysłanego dokumentu.
Uwaga: Wysłanie dokumentu nie jest równoznaczne z jego złożeniem!
W przypadku pozytywnej weryfikacji (wyłącznie status „200” – „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”), podatnik może pobrać i wydrukować lub zapisać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) świadczące o poprawnym złożeniu deklaracji (podania).
Po wysłaniu deklaracji system weryfikuje dane identyfikacyjne wykazane w deklaracji z danymi zawartymi w systemie centralnym oraz sprawdza, czy deklaracja nie jest duplikatem, a także czy nie złożono wcześniej deklaracji za ten sam okres w wersji elektronicznej. W wyniku negatywnej weryfikacji system odrzuca przesłaną deklarację, nadając jej odpowiedni status.
- Kody błędów systemu e-Deklaracje
Podczas sprawdzania statusu i pobierania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) pojawiać będą się komunikaty pochodzące z systemu e-Deklaracje informujące o aktualnym statusie przetwarzania dokumentu. Komunikaty pogrupowane są w kategorie jak niżej:
- Grupa komunikatów (statusy 100-199) dla dokumentów, które nie nadają się do przetworzenia (wadliwy komunikat SOAP) lub nastąpił krytyczny błąd serwera. Aktualnie wykorzystywane:
- 100 – Błędny komunikat SOAP
- 101 – Proszę o ponowne przesłanie dokumentu
- 102 – Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO
- Grupa komunikatów (statusy 200-299) dla dokumentów poprawnych lub uwzględniających dodatkową interakcję. Aktualnie wykorzystywany:
- 200 – Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO
- 200 – Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO.
- Grupa komunikatów (statusy 300-399) dla dokumentów w trakcie przetwarzania. Aktualnie wykorzystywane:
- 300 – Brak dokumentu
- 301 – Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
- 302 – Dokument wstępnie przetworzony, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
- 303 – Dokument w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
- Grupa komunikatów (statusy 400-499) dla dokumentów niepoprawnych ze względu na błędy strukturalne syntaktyki; kolejne statusy wskazują na powód odrzucenia. Aktualnie wykorzystywane:
- 400 – Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem
- 401 –Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd
- 402 – Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji
- 403 – Dokument z niepoprawnym podpisem
- 404 – Dokument z nieważnym certyfikatem
- 405 – Dokument z odwołanym certyfikatem
- 406 – Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą
- 407 – Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką
- 408 – Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie
- 409 – Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów
- 410 – Złożony dokument bez podpisu nie może być korektą
- 411 – Weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument z takim identyfikatorem podatkowym
- 412 – Weryfikacja negatywna – niezgodność danych autoryzujących z danymi w dokumencie (np. niezgodność NIP, numeru PESEL, daty urodzenia, nazwiska, pierwszego imienia)
- 413 – Dokument z certyfikatem bez wymaganych atrybutów
- 414 – Weryfikacja negatywna – błąd w danych autoryzujących (np. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP, numerze PESEL, kwocie przychodu)
- 415 – Zawartość załącznika niezgodna z deklarowaną listą plików
- 416 – Dla tego typu deklaracji załącznik binarny nie jest dozwolony
- 417 – Wniosek VAT-REF wymaga przynajmniej jednej z pozycji: VATRefundApplication lub ProRataRateAdjustment
- 418 – Dla złożonej deklaracji wymagane jest użycie podpisu kwalifikowanego
- 419 – Brak zaznaczenia celu złożenia formularza jako korekty deklaracji (zeznania) lub brak uzasadnienia przyczyny złożenia korekty deklaracji (zeznania)
- 420 – Użycie podpisu DaneAutoryzujaceVAP jest dozwolone jedynie dla dokumentu VAP-1
- 421 – Dokument VAP-1 można złożyć jedynie z użyciem podpisu DaneAutoryzujące VAP
- 422 – Weryfikacja negatywna – dokument złożony z użyciem danych autoryzujących może złożyć wyłącznie podatnik, będący osobą fizyczną
- 423 – Dokument może złożyć wyłącznie podmiot będący osobą fizyczną, niebędący pełnomocnikiem
- 424 – Nie podano numeru VAT dostawcy lub numeru faktury, a nie jest to faktura uproszczona
- 425 – Kod państwa członkowskiego identyfikacji dostawcy jest niezgodny z kodem
- państwa, do którego kierowany jest wniosek
- 460 – Nieprawidłowa struktura NIP
- 461 – Nieprawidłowa struktura Numeru identyfikacyjnego VAT lub go brak
- 462 – Nieprawidłowa struktura Numeru IBAN
- 463 – Nieprawidłowa struktura Kodu BIC
- 464 – W przypadku wyrejestrowania należy wybrać Cel złożenia równy 2
- 465 – W przypadku zmiany państwa członkowskiego identyfikacji konieczne jest podanie jej szczegółów
- 466 – Nieprawidłowe podsumowanie kwot
- 467 – Kod państwa członkowskiego konsumpcji nie może być taki jak kod państwa stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.