Jak przygotować listy płac?

31 lipca 2023

Aby lista płac mogła być prawidłowo naliczona, pracownik musi zostać zarejestrowany w systemie. Ponadto musi mieć uzupełnione następujące informacje:

dodaną umowę i przypisane do niej składniki płac,
wprowadzone informacje dodatkowe dotyczące naliczeń, tj.: ulgę podatkową oraz koszty uzyskania przychodu.

Przygotowanie i zarejestrowanie list płac w systemie odbywa się w kilku krokach:

Krok 1: Definiowanie list płac dla danego miesiąca – w kartotece „Wypłaty” / „Listy płac”, z paska przycisków funkcyjnych należy aktywować przycisk Dodaj

W wyświetlonym oknie uzupełnić poszczególne pola: „Miesiąc i rok listy płac” (pkt 1), „Nazwa listy płac” (pkt 2) – można wpisać nazwę własną, a oprócz tego system automatycznie nada numerację listy płac, „Data wypłaty” (pkt 3). Jeżeli do danej listy będziemy dodawać składniki z poprzednich miesięcy wówczas przy tworzeniu listy płac należy zaznaczyć pole wyboru „Uwzględnij składniki z pop. mies.” (pkt 4).

Jeśli do listy płac mają być dołączone umowy cywilnoprawne lub ma to być lista płac tylko dla umów cywilnoprawnych wówczas zaznaczamy pole wyboru w miejscu „Umowy cywilnoprawne” (pkt 5). Dodawanie zatwierdza się przez aktywację przycisku Zapisz .

Krok 2: Przypisanie składników do list – w kartotece ,,Wypłaty’’ / ,,Przypisanie składników’’ prezentowana jest lista wszystkich składników płacowych przypisanych do poszczególnych pracowników, do wypłacenia w danym okresie (miesiąc – rok).

Należy powiązać składniki płacowe z utworzonymi wcześniej nazwami list płac. tym celu wybieramy właściwe składniki poprzez zaznaczenie przy składniku pola wyboru (pkt 1), a następnie na przycisku Przypisz do listy z listy rozwijalnej wybieramy odpowiednią listę płac (pkt 2). Filtrowanie według grup organizacyjnych możliwe jest bezpośrednio nad widokiem z kolumnami i odbywa się przez wybór z listy rozwijalnej w polu ,,Grupy prac.’’ konkretnej grupy lub zaznaczenie wszystkiego.

Pojawia się komunikat o treści „Czy na pewno przypisać wybrany rekord do listy?”. Po aktywacji przycisku ,,Tak’’ następuje potwierdzenie wyboru i użytkownik otrzymuje informację o pomyślnym przypisaniu składników do listy płac. W każdej chwili możemy także monitorować, które składniki zostały dodane do list płac, a które nie są jeszcze przypisane. Informacja ta znajduje się w kolumnie tabeli nazwanej „Listy płac”. Także w tej kolumnie po aktywacji nazwy listy płac zostajemy przeniesieni to widoku danej listy wraz z przypisanymi pracownikami. Daje to możliwość podejrzenia etapu pracy od innej strony, czyli sprawdzenia, którzy pracownicy z jakimi składnikami zostali przypisani

Automatyczna kontrola poprawności danych na listach płac ze wskazaniem nieprawidłowości odbywa się dzięki monitom w formie informacji o statusie, zarówno wizualnie przez ikonki, jak i poprzez wyświetlanie komunikatów po najechaniu na ikonkę w kolumnie o nazwie ,,Status’’.

Uwaga! Treści komunikatów w statusach uzależnione są od etapu pracy z daną listą płac.

Dostępne są listy wypłacone lub wypłacone, gdzie kwoty przy pracownikach naliczone automatycznie przez system zostały skorygowane przez użytkownika.

Ponadto są statusy list ,,Niewypłacona’’ dla list bez sporządzonych płatności i niewypłacone listy z pracownikami naliczone automatycznie, ale kwoty skorygowane ręcznie przez użytkownika.